Keterlibatan Sivitas Akademika dalam Siklus PPEPP (Penetapan-Pelaksanaan-Evaluasi-Pengendalian-Peningkatan) sebagai Implementasi Menyeluruh Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) UNNES – Siklus PDCA/PPEPP
Universitas Negeri Semarang (UNNES) menerapkan siklus peningkatan berkelanjutan yang disebut PPEPP, yang selaras dengan model Plan-Do-Check-Action (PDCA) yang telah diterima secara luas, untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)-nya. Lihat juga 4 buku mutu Penjaminan Mutu UNNES pada tautan (https://unnes.ac.id/kpm/en/homepage/).
Siklus ini diterapkan pada seluruh unit akademik maupun non-akademik, mulai dari tingkat institusi hingga tingkat program studi.
Pada tahap Penetapan (Plan/Standard-Setting), UNNES menyusun standar mutu yang setara dengan atau melampaui Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN-Dikti). Melalui proses ini, disusun pula hierarki dokumen mutu yang meliputi Kebijakan Mutu, Manual Mutu, Standar Mutu, dan Standar Operasional Prosedur, yang dikembangkan secara kolaboratif bersama dosen, mahasiswa, pihak manajemen universitas, serta pemangku kepentingan eksternal.
Pada tahap Pelaksanaan (Do/Implementation), seluruh tingkatan universitas, fakultas, dan program studi wajib menjalankan setiap kegiatan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Untuk memastikan pelaksanaan yang berbasis bukti dan akuntabel, UNNES memanfaatkan platform digital seperti SISTER, SIAKAD, serta basis data nasional PDDikti guna memantau indikator kinerja secara real-time.
Tahap Evaluasi (Check) dilandasi oleh Audit Mutu Internal (AMI) yang dilaksanakan secara berkala oleh auditor internal yang kompeten, sesuai dengan prosedur mutu PM-BPM-03. Audit ini mencakup kajian dokumen, wawancara langsung di lapangan, serta pengategorian temuan ke dalam kategori sesuai (compliant), ketidaksesuaian minor, atau ketidaksesuaian mayor. Seluruh proses audit dikelola melalui platform digital khusus yang juga mengotomatisasi proses pelaporan.
Pada tahap Pengendalian dan Peningkatan (Action), temuan audit dibahas dalam Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) di tingkat program studi, fakultas, dan universitas. Setiap RTM menghasilkan Rencana Tindak Lanjut (RTL) yang memuat penanggung jawab, tenggat waktu, dan indikator kinerja. Agar sistem ini tetap bersifat dinamis dan tidak sekadar berorientasi pada kepatuhan, RTM juga merekomendasikan peningkatan standar secara formal apabila suatu standar secara konsisten telah terlampaui.
Melalui siklus PPEPP/PDCA yang terstruktur dan interaktif ini, UNNES telah membangun budaya mutu yang sesungguhnya di seluruh lini organisasinya, secara konsisten bergerak menuju standar keunggulan akademik dan tanggung jawab publik yang lebih tinggi.
