Clerical Work
Oleh Agung Kuswantoro
Tugas kami identik dengan pekerjaan yang bersifat clerical work. Istilah tersebut dipopulerkan oleh The Liang Gie (Zheng Liangyi), dimana melakukan pekerjaan kantor secara rutin, mulai dari mencatat/menulis, mengonsep, komunikasi, meng-entry data, melayani tamu, mangatur jadwal, dan dukungan operasional. Urutan prosentasi pekerjaan clerical work terbanyak adalah mengetik (24,6%), menghitung (19,5%), memeriksa (12,5%), dan menyimpan (10,2%). Jadi, menciptakan dulu, baru disimpan.
Mengingat pekerjaan tersebut, sangat administratif, maka dibutuhkan: ketelitian, berkomunikasi dengan tulisan – lisan, terampil mengoperasikan komputer, dan mampu menjaga kerahasiaan data. Oleh karenanya, melalui apel pagi ini, ada beberapa pesan apel.
Pertama yaitu tertib. Tertib adalah urut. Guru fikih mengajarkan tertib itu seperti orang wudhu. Mulai dari niat, hingga membasuh kaki.
Guru pembimbing skripsi saya, mengajarkan urut. Dimana, urut itu, dimulai dari penulisan proposal (bab 1, bab 2, hingga bab 5). Lalu, ujian. Intinya tertib itu, urut. Jangan lompat, misal angka 1, 3, 5, 10. Jelas hal tersebut tidak tertib.
Saat ini, UNNES ada OTK baru, dimana di dalamnya ada badan/unit baru yaitu Badan Pendidikan Profesi Guru, Kurikulum, dan Inovasi Pembelajaran; Maka secara administrasi harus ada.
Tata naskah dinas yang baru, apakah sudah ada atau belum? Jika tata naskah sudah ada yang baru, maka turunannya pun muncul. Seperti: hak akses keamanan, jadwal retensi, dan klasifikasinya. Dan, ini pula berdampak pada sistem administrasi UNNES, misal persuratan – kearsipan, laporan, dan lainnya. Itu contoh kelembagaan.
Contoh pekerjaan clerical work adalah ketika ada pekerjaan yang sifatnya mencatat/mengetik dokumen/surat, kerjakankah dengan sebaik-baiknya, sesuai dengan perannya/rule-nya. Bapak/Ibu perannya sebagai pengadministrasi dokumen, dimana mengetik – ketiklah, mencatat – catatlah, menyimpan – simpanlah.
Artinya: tidak sampai pada tahap mengonsep karena mengonsep, ada pada tahap peran/rule yang lainnya, yaitu kasi/kasubdit. Disitulah, tugas dari kasi/kasubdit untuk membubuhkan paraf dari sebuah dokumen yang telah dibaca. Penandatangan, tidak terlalu “mengoreksi” atau memberi catatan pada surat/dokumen tersebut, karena sudah dikoreksi pada kasi/kasubdit.
Penandatangan bertanggung jawab pada isi surat, sehingga mungkin di antara Bapak – Ibu pernah mendengar ada surat/dokumen “dikembalikan” dikarenakan tidak lengkap/tidak jelas isinya. Menurut saya, sikap jika ada pimpinan yang seperti itu, benar. Karena, pimpinan akan menanggung isi surat. Oleh karenanya, dulu ada istilah initial, yaitu kode pengonsep dan pengetik, misal: AK/RB.
Bagaimana jika tanda tangan digital? Diverifikasi. Verifikasi dilakukan oleh pejabat administrator atau pejabat pengawas (Peraturan Rektor UNNES No. 17 Tahun 2023).
Ada contoh yang bagus dalam pengonsep dan pengetik. Pengonsepnya adalah Soekarno, Hatta, dan Achmad Soebardjo. Soekarno berperan menuliskan konsep naskah proklamasi secara langsung menggunakan tulisan tangan. Hatta berperan menyusun kalimat kedua naskah mengenai proses pemindahan kekuasaan. Achmad Soebardjo berperan menyumbangkan gagasan dan konsep kalimat pertama mengenai pernyataan kemerdekaan bangsa Indonesia. Pengetiknya adalah Sayuti Melik (seorang jurnalis). Kita melihat draft Proklamasi ada coretan berupa kesalahan tulisan tangan Soekarno. Namun, saat pengetikan coretan itu tidak ada, itulah gunanya pengetik. Tanggung jawab pengonsep – pengetik itu, jelas.
Contoh clearicil work di UNNES, saat saya membuka My Unnes kepegawaian, bagian logbook, ada data aktivitas pegawai di UNNES yang melakukan aktivitas pekerjaan dengan kategori pengadministrasi surat, ternyata ada 11 kategori aktivitas dan 4 melakukan pengadministrasi arsip. Salah satu contoh satu kategori terkait persuratan, ada 505 aktivitas pekerjaan yang melakukannya.
Pesan kedua dari apel ini adalah bangun komunikasi yang baik, baik dengan bawahan, maupun atasan. Misal dalam pekerjaan clerical work, saat meminta tanda tangan digital, biasakanlah izin kepada yang penandatangan. Meskipun penandatangan sibuk, tetaplah meminta izin untuk tanda tangan tersebut didigitalkan. Mengingat, yang bertanggung jawab atas isi dokumen adalah penandatangan. Bukan yang meminta izin. Oleh karenanya, untuk mengurangi “beban” penandatangan, maka pemaraf harus berperan/bertugas.
Pesan apel ketiga, adalah disiplin. Selesaikan pekerjaan sesuai standar waktunya. Clerical work punya aturan waktu setiap menyelesaikan pekerjaan. Misal mengetik surat itu 5 hingga 7 menit. Mengarsip surat 10 hingga 15 menit. Mengonsep (termasuk mengoreksi) surat membutuhkan waktu sekitar 20 hingga 30 menit.
Sebagai penutup, ada maqolah/mahfudhot tentang disiplin waktu, berbunyi: Man lam yurattib awqaatahu, lam yajid linafsihi makanan fil-maqamaatil-‘aliyah. Artinya: Barangsiapa yang tidak menertibkan/mengatur waktu-waktunya, maka ia tidak akan menemukan tempat bagi dirinya di kedudukan yang mulia.
Terima kasih atas perhatiannya. Mohon maaf jika ada kekurangan.
Ditulis di Rumah jam 03.00 – 03.40 Wib/13 Oktober 2026/2 Jumadil Awwal 1448.