Oleh Agung Kuswantoro
Adalah paraf “sesuatu yang kecil”, tapi berdampak besar. “Perjalanan” surat mulai diciptakan hingga dikirim, bisa dilihat dari prosesnya. Salah satunya, yaitu paraf. Lalu, apa itu, paraf?
Paraf adalah kependekan tanda tangan (KBBI). Paraf merupakan bentuk tanda tangan identifikasi yang lebih sederhana, berupa coretan tangan. Kemudian, paraf itu, ada pada penanganan surat keluar. Artinya: paraf muncul sebelum tanda tangan (penandatanganan) pimpinan.
Paraf juga sebagai: bentuk keterkaitan, memberikan koreksi/usulan, persetujuan terhadap konsep naskah dinas, serta ikut bertanggung jawab atas muatan materi, substansi, redaksi, dan pengetikan.
Bagaimana aturan paraf di UNNES? Saya menemukan bahwa dalam penandatanganan sebuah tata naskah dinas keluar, didalamnya ada paraf (Peraturan Rektor UNNES No. 17 tahun 2023 tentang pedoman tata naskah dinas di lingkungan Universitas Negeri Semarang). Dimana, naskah dinas sebelum diitandatangani oleh pejabat yang berwenang menandatangani, terlebih dahulu dilakukan pembubuhan paraf.
Bagaimana aturan memaraf? Pembubuhan paraf, ada dua cara yaitu: pembubuhan paraf secara hierarki dan pembubuhan paraf secara koordinasi. Pembubuhan paraf secara hierarki dilakukan dengan: (1) konsep naskah dibuat rangkap dua, (2) naskah dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, konsepnya harus diparaf terlebih dahulu oleh: pejabat pimpinan tinggi, pejabat administrator, pejabat pengawas, pejabat dibawahnya yang ditunjuk/bertugas menyiapkan konsep surat naskah dinas, dan (3) paraf pejabat dibubuhkan pada kolom paraf yang berada di bawah nama pejabat penanda tangan.
Sedangkan, pembubuhan paraf koordinasi, dimana naskah dinas tersebut, materinya saling berkaitan dan memerlukan koordinasi antar unit kerja, maka pejabat yang bewenang dari unit terkait ikut serta membubuhkan paraf pada kolom paraf koordinasi.
Bagaimana jika tanda tangan elekronik? Jawabnya: diverifikasi terlebih dahulu oleh pejabat pimpinan tinggi, pejabat administrator, pejabat pengawas, atau pejabat dibawahnya yang ditunjuk menyiapkan konsep naskah dinas.
Kasus
Bagaimana jika ada surat yang tidak diparaf? Amannya, dikembalikan atau ditanyakan “balik” kepada pembuat/pengonsep surat tersebut. Mengapa? Penandatangan akan bertanggung jawab semuanya, mulai dari: isi/substansi dan pengetikan surat. Kasihan yang penandatangan, karena semua harus menanggung semua pesan yang ada pada surat. Padahal, surat sebelum ke penandatangan memiliki hierarki yang berjenjang. Bisa jadi, “hierarki penandatangan” tersebut tidak membaca surat tersebut, sehingga tidak memaraf.
Catatan:
- Naskah dinas yang akan dibubuhkan paraf, tidak boleh menggunakan kertas bekas. Karena, pembuatan naskah dinas dari konsep awal hingga konsep akhir yang di tanda tangani merupakan satu berkas arsip tata naskah dinas yang bernilai sekunder atau permanen, sehingga harus menggunakan dengan standar permanen.
- Tinta yang digunakan dalam pembubuhan paraf berwarna biru atau hitam.
- Unit pengolah menyimpan naskah dinas asli yang diparaf, kemudian diberkaskan menjadi satu kesatuan dengan naskah dinas keluar yang memiliki informasi atau subjek sama.
- Perlu ada tanda/tombol/alat bantu, jika surat telah diverifikasi pada sistem My Unnes Siradi, khusus pada penandatanganan digital. Verifikasi dilakukan sebagai ganti dari paraf manual.
Demikian tulisan singkat ini. Semoga tulisan ini memberikan bermanfaat. Amin. Mohon maaf, jika ada kekurangan dalam tulisan ini, semata-mata, karena keterbatasan saya. Ditulis di UPT Kearsipan UNNES jam 10.05 – 10.40 Wib, 8 September 2026/25 Robiul Awwal 1448.