Arsip tidak hanya berwujud tekstual saja, namun, bisa berwujud foto. Menurut Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 menyebutkan bahwa kearsipan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Dari definisi tersebut, perlu ada pengelolaan arsip foto yang sesuai dengan kaidah kearsipan. Adalah UPT Kearsipan Universitas Negeri Semarang (UNNES) telah menyelenggarakan Bimbingan Teknis (Bimtek) Pengelolaan Arsip Foto pada minggu lalu.
Acara dibuka oleh Wakil Rektor Bidang Akademik UNNES Prof Dr Zaenuri MSi Akt. Dalam sambutannya, Prof Zaenuri mengatakan arsip foto UNNES harus berbicara. Arsip foto UNNES harus mampu merekam makna sebuah peristiwa.
“Arsip foto juga perlu dikelola dengan baik agar informasi yang terkandung di dalamnya dapat digambarkan dalam tulisan. Pengolah arsip foto harus bisa menjabarkan informasi yang terkandung dalam foto tersebut agar informasi dapat tersampaikan sesuai dengan kenyataan yang terjadi pada waktu foto diambil. Untuk itu saya mendorong UPT Kearsipan UNNES untuk bisa melakukan arsip foto yang mampu merekam. Baik arsip foto konvensional, maupun dalam bentuk arsip elektronik” jelasnya.
Senada dengan Prof Zaenuri, Arsiparis ANRI Rinta Kurniati SAP dalam penyampaian materi, Ia mengatakan pengelolan arsip foto merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari pengelolaan pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis yang meliputi: penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Pemeliharaan dan perlindungan foto sangat bergantung pada kesediaan SDM, sarana prasarana dan metode penanganan.
Sementara itu, Kepala UPT Kearsipan UNNES Agung Kuswantoro SPd MPd menyampaikan bahwa pengelolaan arsip foto di UNNES dalam tahap identifikasi dan pemeliharaan.
Agung menambahkan, kegiatan ini diikuti 87 peserta yang aktif dalam kegiatan yang diselenggarakan secara luring dengan platform zoom meeting. Adapun pesertanya adalah arsiparis, penata arsip, dan pengelola dokumen di lingkungan UNNES, pungkasnya.
