Pada bidang kearsipan tentu sudah tidak asing lagi mengubah arsip tertulis menjadi arsip elektronik. Proses tersebut dinamakan dengan alih media arsip.
Alih media arsip adalah program pemeliharaan arsip yang dilakukan dengan cara pengalihan media arsip dari bentuk aslinya ke dalam bentuk lain. Alih media merupakan kegiatan untuk membuat duplikasi atau mengadakan media ke suatu bentuk media yang lain.
Melihat betapa penting alih media arsip, UPT Kearsipan Universitas Negeri Semarang (UNNES) menyelenggarakan kegiatan Bimbingan Teknis Alih Media Arsip. Acara dibuka oleh Kepala BUKH UNNES Widhi Widayat SPd.
Pada kesempatan ini, Widhi Widayat mengatakan, duplikasi media dapat mempertahankan isi dari media tersebut sehingga menjadi media bentuk lain yang bertahan lama dan dapat lebih bermanfaat bagi penggunanya.
Widhi mencontohkan media kertas dapat digandakan dengan menduplikat atau memindai media tersebut menjadi file digital sehingga dapat disimpan di komputer dan dapat di sharing oleh penggunanya.
Adapun narasumber kegiatan ini yakni Asdani Kindarto MEng PhD Diskominfo Kota Semarang.
Asdani Kindarto mengatakan tujuan alih media melalui aplikasi Srikandi (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi) untuk mempercepat pekerjaan, meningkatkan kinerja, meningkatkan produktivitas, efisiensi, efektivitas, mempermudah pekerjaan pemerintah dan masyarakat.
“Jadi tujuan dari aplikasi tersebut adalah memudahkan komunikasi dan koordinasi antarinstansi pemerintah, kemudahan mengakses informasi kearsipan yang diperlukan oleh public, meningkatnya kinerja dan lebih optimal mencapai target organisasi, efisiensi penggunaan kertas (paperless), meningkatkan indeks penerapan SPBE, dan meningkatkan indeks pengawasan kearsipan,” katanya.
Kepala UPT Kearsipan UNNES, Agung Kuswantoro SPd MPd melaporakan bahwa kegiatan ini dihadiri oleh 40 peserta dari fakultas dan unit yang terdiri dari arsiparis dan pengolah arsip.
Ia menambahkan, kegiatan ini dimaksudkan untuk memberikan pemahaman secara komprehensif terkait manajemen dokumen kearsipan dan alih media dari bentuk kertas ke bentuk digital secara efisien.
