Reportase Ekslusif: Manajemen Penjaminan Mutu dan Perpustakaan di NTU Singapura

Saat saya menerima memo dari pimpinan bahwa saya akan dikirim ke Nanyang Technological University (NTU) untuk mempelajari manajemen penjaminan mutu dan pengelolaan perpustakaan, ada semangat yang muncul untuk segera bergegas. Salah satu alasannya, NTU adalah salah satu universitas terbaik di Asia dan bahkan di dunia. Kita ambil contoh saja pada pemeringkatan webometrics. UNNES, universitas tempat kita berkarya, adalah universitas nomor 86 di Asia Tenggara, sedangkan NTU menduduki peringkat pertama. Pada pemeringkatan universitas versi lainnya, NTU selalu konsisten menduduki posisi 100 besar.

Berbagai pertanyaan menghampiri benak saya. Orang Indonesia dan orang Singapura sama-sama orang Asia mengapa perbedaan prestasi kita begitu besar? Indonesia berlimpah sumber daya dan Singapura fakir sumber daya alam, mengapa universitas di sana bisa menjadi salah satu raksasa dunia. Banyak pertanyaan lainnya yang muncul di benak saya dan pasti pertanyaan-pertanyaan itu juga muncul di benak pembaca.

Walaupun semua pertanyaan-pertanyaan tersebut tidak akan terjawab dengan serta merta dalam sebuah diskusi saja, saya merasa tugas lembaga ini tetap memiliki makna untuk perbaikan manajemen kita. Paling tidak saya tetap berharap ada pencerahan akademik yang akan saya dapatkan dari pertemuan formal ini.

Penyambutan

Saya dan rombongan tidak berani mengambil resiko datang terlambat dalam pertemuan sepenting ini, maka kami datang sekitar 1 jam dari waktu yang sudah ditentukan. Kami siap untuk mengalami penantian selama 1 jam di lobby karena kami memang datang terlalu awal. Namun entah bagaimana caranya, tiba-tiba salah satu staff International Office NTU datang menghampiri kami dan menyapa dengan ramah. Namanya Ms. Sophie Li dan dia langsung berinisiatif untuk mengantarkan kami berkunjung ke beberapa gedung ikonik milik NTU. Pandangan kami langsung tertuju pada satu gedung unik bernama The Hive. Kata Sophie, gedung itu dirancang seperti bentuk sarang lebah tapi menurut saya gedung itu memiliki bentuk mirip rumah rayap raksasa setinggi 70 meter. Gedung itu tidak biasa dan fungsinya pun tidak biasa. Di dalamnya terdapat berbagai fasilitas audio, video, perpustakaan dan ruang kelas. Yang tidak biasa dari ruang kelas yang ada di the Hive adalah semua ruang kelas yang ada di gedung itu berbentuk ruang bundar dan meja kursinya ditata seperti kafe. Sophie menerangkan bahwa penataan ini akan diberlakukan di seluruh gedung yang dimiliki NTU.

Kami di antar kembali ke gedung pertemuan kami dan di lobby kami disambut oleh Direktur International Office NTU yaitu Dr. Toh Kian Lam. Kami langsung diajak beliau untuk melihat maket masterplan NTU. Untuk ukuran sebuah negara kecil yang kekurangan lahan, NTU memiliki lahan yang sangat luas yaitu mendekati 200 hektar. Maket Masterplan NTU tidak seperti maket yang biasa kita lihat di tempat lain. Maket ini terhubung pada sebuah layar yang bisa dikendalikan dengan remote control. Saat menerangkan satu gedung tertentu maka di layar akan terpampang informasi tentang gedung atau fakultas itu. Selain keterangan di layar, gedung yang ada di maket akan menyala lampunya sesuai dengan gedung yang sedang diterangkan oleh Bapak Direktur. Mengesankan.

Dr. Toh Kian Lam menerangkan bahwa untuk paket pembangunan fisik yang terbaru termasuk The Hive, NTU telah menghabiskan 1,5 Milyar Dollar (15 Trilyun Rupiah) untuk menguatkan fungsi universitas. Saya menyampaikan bahwa universitas kami sudah menghabiskan 45 Juta Dollar untuk membangun 13 gedung baru. Dr. Toh Kian Lam menyeletuk, ‘Oh, segitu hanya cukup untuk bangun The Hive”.

Manajemen Penjaminan Mutu NTU

Kami memasuki ruangan diskusi yang telah disiapkan. Kami disambut oleh Prof Tan Ooi Kiang yang akan memberikan presentasi tentang manajemen penjaminan mutu yang ada di NTU dan Mr. Chia Yew Boon yang hadir di sana untuk berbagi mengenai pengelolaan perpustakaan.

Setelah mengucapkan selamat datang dan menyampaikan penghargaan atas kehadiran kami, Prof Tan Ooi Kiang memulai presentasinya. Prof Tan Ooi Kiang menyampaikan bahwa di Singapura, universitas memiliki otonomi untuk melaksanakan fungsinya. Meskipun otonom, NTU masih harus memberikan laporan kepada Kementerian Pusat. Sistem pelaporan dan penjaminan mutu ini disebut QAFU (Quality Assurance Framework for Universities) yang dilaksanakan setiap 5 tahun sekali. QAFU ini jika dilihat dari sifat dan mekanismenya mirip sekali dengan AIPT (Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi). Apabila AIPT memiliki 7 standar yang harus dilaporkan dan evaluasi, QAFU cukup mengevaluasi 5 standar: 

(1) governance dan kepemimpinan, 

(2) manajemen dan perencanaan strategis, 

(3) pengajaran dan pembelajaran, 

(4) penelitian dan 

(5) pelayanan. 

AIPT menggunakan penilaian matriks yang ditentukan skornya oleh kementerian sedangkan QAFU menggunakan indikator yang dibuat oleh NTU sendiri dan dinilai sendiri pencapaiannya oleh NTU. Sama seperti AIPT, dewan penilai akan datang ke universitas untuk memastikan apakah laporan yang dibuat sesuai dengan yang terjadi di lapangan.

Peta Pendidikan NTU

Peta Pendidikan NTU seperti yang dijelaskan oleh Prof Tan Ooi Kiang menggunakan kerangka 2W dan 1H yaitu Why, How dan What. Pada komponen Why, terdapat empat dorongan eksternal yang menyebabkan NTU harus bergerak yaitu: (1) Lingkungan Global, (2) Transformasi Sosial, (3) Keterampilan Abad 21 dan (4) Kebutuhan Belajar Generasi Terkini. Pada komponen How, Prof menjelaskan cara mengatasi tuntutan eksternal yaitu: (1) program dan struktur kurikulum, (2) pembimbingan akademik dan karir, (3) kehidupan mahasiswa, (4) budaya akademik, (5) Excellence dalam pengajaran dan pembelajaran. Pada komponen What, NTU fokus pada emapt hal yang harus diperhatikan: (1) kurikulum, (2) mahasiswa, (3) lingkungan kampus dan (4) tenaga pengajar.

Seluruh kombinasi antara faktor pendorong dan aksi di lapangan akan menghasilkan lulusan yang memiliki atribut 5K yaitu:

1. Karakter
2. Kreatifitas
3. Komunikasi
4. Kompetensi
5. Keyakinan Berbangsa

NTU berakar dari institut teknik. Namun demikian, NTU ingin mencetak lulusan yang memiliki ketrampilan global dan tidak berbatas pada dunia perteknikan saja. Oleh karena itu, NTU mewajibkan seluruh mahasiswanya untuk mengambil mata kuliah inti sebagai berikut:

1. Kemampuan Komunikasi
2. Studi Kenegaraan Singapura
3. Sustainabillity
4. Etika
5. Inovasi dan Kewirausahaan
6. Dasar-dasar pengembangan karir
7. Cara melejitkan karir

Selain itu, mahasiswa NTU harus mengambil mata kuliah wajib sebagai berikut:

1. Ilmu Pengetahuan, Teknologi dan Masyarakat
2. Bisnis dan Manajemen
3. Seni dan Kesusasteraan

Prof Tan Ooi Kiang menegaskan bahwa mahasiswa dengan jurusan teknik harus menguasai kesenian dan literatur sedangkan mahasiswa jurusan non-teknik harus menguasai dasar-dasar ilmu alam dan perindustrian. NTU ingin mencetak lulusan yang memiliki fleksibilitas tinggi. Mahasiswa NTU wajib tinggal dan belajar di negara lain selama 1 atau 2 semester sebelum mereka lulus dari NTU.

Manajemen Pengelolaan Perpustakaan NTU

Mendengarkan 30 menit presentasi dari Prof Tan Ooi Kiang rasanya seperti kuliah 4 SKS. Ilmunya begitu mantap dan mendalam. Terlihat jelas bahwa, NTU bisa besar dan kuat seperti sekarang karena filosofi dan rancangan keilmuannya begitu jelas dan terprogram. Saya pribadi merasa UNNES sudah menuju ke arah yang tepat melalui Statuta, Renstra Bisnis dan Rencana Induk Pengembangan (RENIP) UNNES. Tentu dokumen tersebut perlu dievaluasi dan disesuaikan dengan perkembangan yang ada di Indonesia dan di dunia. 

Karena UNNES akan segera membangun gedung perpustakaan pusat yang baru, maka kami dengan antusias bersiap mendengarkan presentasi dari Mr. Chia Yew Boon yang akan segera menjelaskan pengelolaan perpustakaan yang ada di NTU.

NTU memiliki perpustakaan pusat yang sangat besar dan memiliki beberapa perpustakaan fakultas yang nyaman. Data koleksi yang bisa kami dapatkan dari NTU adalah sebagai berikut:

1. Koleksi buku fisik adalah 906.300 buku. Setiap hari peminjaman mencapai 900 buku.
2. Koleksi audio video 73.100 item. Setiap hari rata-rata 54 kali penggunaan atau peminjaman.
3. Database jurnal 229. Ejournal 72.500. Ebooks 820.000. Setiap hari download mencapai 22.500 unduhan.
4. Sistem pengunduhan atau peminjaman koleksi luar NTU. Artikel terkirim 1.500 per tahun.

Dengan data di atas, koleksi yang dimiliki oleh NTU tidak kalah dengan rata-rata jurnal terlanggan oleh universitas yang ada di Australia dan Amerika Utara. 

Hal yang menarik dari pengelolaan perpustakaan di NTU adalah sebagai berikut:

1. Perpustakaan NTU memiliki 99 staf dan 90% staff yang dimiliki perpustakaan memiliki tugas untuk mengajar mahasiswa tentang bagaimana cara menggunakan fasilitas perpustakaan dan cara melakukan literature review yang baik.
2. Perpustakaan NTU mampu menangani “mini project” sesuai permintaan misalnya: (1) dosen ingin dibuatkan halaman khusus tentang karya tulisnya, (2) dosen ingin membuat game online untuk penelitiannya, (3) dosen ingin tahu berapa kali karyanya dikutip dan dibicarakan dalam media populer, dll. Perpustakaan mampu menyediakan pelayanan khusus yang diinginkan oleh dosen dan mahasiswa.

Perpustakaan dalam versi NTU bukan hanya tempat baca dan tempat belajar. Perpustakaan dalam versi NTU adalah tempat berkumpul, tempat berdiskusi, tempat bergaul, tempat menyendiri dan tempat rekreasi. Oleh karena itu dalam perpustakaan NTU terdapat:

1. Ruang diskusi kecil untuk mahasiswa dan dosen dilengkapi proyektor dan audio
2. Sofa, kursi santai dan meja kafe.
3. Tempat pemutaran audio dan video privat
4. Tempat belajar privat kapasitas 1 atau 2 orang

NTU menginginkan mahasiswa lebih senang berada di kampus daripada di rumah atau di tempat tinggal mereka.

Apa yang diaplikasikan oleh NTU merupakan masukan yang bagus bagi pengelola dan kepala proyek pembangunan perpustakaan UNNES yang baru. Tidak semua hal yang ada di NTU bagus untuk kita namun jelas ada beberapa hal yang layak diakomodir pada bangunan dan pengelolaan perpustakaan baru di UNNES.

Berpamitan

Setelah puas mendengarkan penjelasan dari narasumber, kami memperkenalkan profil UNNES dan mengundang mereka untuk memberikan kunjungan balasan ke UNNES. Acara diteruskan dengan pertukaran cendera mata dan foto bersama. Selesai diskusi, kami diantar kembali oleh Sophie untuk mengunjungi beberapa gedung yang belum sempat kami kunjungi di awal pertemuan.

Melihat luasnya hamparan kampus NTU mengingatkan saya pada indahnya kampus UNNES. Saya yakin UNNES memiliki masa depan yang cerah seperti NTU. Sungguh pilihan untuk melakukan benchmarking di NTU merupakan suatu hal yang sangat mencerahkan bagi kami maupun bagi lembaga. Saya tidak sabar untuk segera kembali dan memberikan laporan resmi kepada pimpinan untuk segera mengambil langkah akselerasi invovasi berdasarkan masukan yang didapat dari NTU.