Dimulai pada Semester Genap Tahun Akademik 2018/2019, Universitas Negeri Semarang mulai menerapkan cara baru untuk legalisasi ijazah online bagi para alumninya. Hal ini disampaikan langsung oleh Wakil Rektor I Bidang Akademik, Prof Dr Zaenuri. Beliau menyampaikan bahwa secara umum cara baru ini nyaris serupa dengan konsep legalisasi online yang telah diterapkan sekitar 2 tahun terakhir, hanya saja ada penambahan mekanisme baru didalamnya.
“Sekarang dalam penerapannya kami perbarui. Tujuannya tentu untuk memberikan pelayanan yang semakin prima kepada para alumni UNNES yang tersebar di seluruh Indonesia. Dalam hal ini pula, kami telah bermitra dengan PT Pos Indonesia dan Bank Negara Indonesia (BNI),” terangnya. Mekanisme baru legalisasi ini juga telah dikoordinasikan melalui Biro Akademik Kemahasiswaan dan Kerja Sama (BAKK).
Prof Zaenuri memberikan penjelasan, sebagai langkah awal alumni dapat membuka laman satulayanan.unnes.ac.id. “Akan muncul tiga menu. Silakan pilih Layanan Legalisasi Online. Setelah itu muncul login. Bagi alumni sebagai pengguna baru, silakan ikuti proses registrasi user terlebih dahulu. Isi seluruh data yang dicantum dan harus sesuai data sesungguhnya,” terangnya.
Setelah data diisi dan diperbarui, alumni bersangkutan diwajibkan mengupload file berkas yang dimiliki seperti ijazah, transkrip nilai, maupun akta mengajar. Setelah selesai, langkah selanjutnya yakni melakukan pemesanan legalisasi. “Setelah itu, lakukan pemesanan layanan pada menu Form Pemesanan Legalisasi. Paling banyak berkas yang dilegalisasi adalah 10 lembar. Setelah itu klik kolom Pesan. Akan muncul detail biaya yang harus dibayarkan, termasuk juga kode bayar,” terangnya.
Beliau juga mengutarakan bahwa teknis pembayaran biaya itu cukup tunjukkan kode bayar kepada petugas di BNI. Baik datang langsung ke kantor (teller, ATM) maupun secara online (Mobile maupun Internet Banking). “Ketika sudah ada informasi pembayaran dinyatakan sukses atau lunas, operator BAKK Unnes melakukan proses cetak berkas yang telah dipesan untuk dilegalisasi dan selanjutnya dikirim ke fakultas tujuan” ucap beliau.
Setelah proses legalisasi selesai, petugas PT Pos Indonesia akan mengambil dan segera mengirim berkas ke alamat pemesan. Sedangkan operator fakultas memasukkan nomor resi pengiriman ke sistem dan juga email pemesan. “Harapan kami juga, alumni bersangkutan dapat mengkonfirmasi ketika atau sesudah berkas baik itu ijazah, transkrip nilai, maupun akta mengajar yang dilegalisasi telah diterima melalui laman satulayanan.unnes.ac.id itu. Jika tidak ada konfirmasi dalam 10 hari, kami anggap berkas sudah diterima,” tandasnya.
Beban biaya yang dibayarkan alumni saat melakukan pemesanan legalisasi tersebut adalah Rp 10 ribu per lembar. Apabila 10 lembar, biaya total adalah Rp 100 ribu. Biaya tersebut sudah termasuk biaya kirim ke alamat alumni melalui PT Pos Indonesia. “Update mekanisme legalisasi online tersebut merupakan bagian dari jawaban masukan-masukan para alumni. Cara sebelumnya oleh sebagian besar alumni masih kesulitan atau kurang praktis,” tambah Kepala UPT Humas Unnes Muhamad Burhanudin.
Selain secara online, legalisasi juga masih bisa dilakukan secara offline yakni dengan datang langsung ke fakultas tujuan sembari membawa berkas yang hendak dilegalisasi. “Setelah diterima pihak fakultas, operator mengisikan data alumni pada layanan legalisasi melalui sistem di satulayanan.unnes.ac.id seperti nomor induk mahasiswa (NIM), nama lengkap, alamat email, nomor telepon, hingga alamat rumah secara lengkap,” ucapnya.
Setelah proses pendataan selesai, alumni bersangkutan memperoleh PIN sebagai kode bayar pemesanan legalisasi. Berkas yang hendak dilegalisasi diserahkan oleh operator atau alumni bersangkutan kepada pejabat berwenang. “Kode bayar itu dimaksudkan apabila alumni menginginkan berkas legalisasi dikirim ke alamat bersangkutan. Untuk pembayaran biaya dilakukan melalui BNI terdekat. Pada prinsipnya, ketika sudah terbayarkan, proses legalisasi akan dilaksanakan, begitu selesai dapat diambil atau bisa pula dikirim ke alamat tujuan,” ujarnya
