Presiden dan Arsip UNNES
Oleh Agung Kuswantoro
Yth. Rektor
Sekretaris Universitas
Wakil Rektor
Ketua dan Sekretaris Lembaga
Direktur
Ketua dan Sekretaris SPI
Kepala UPT
Kepala Kantor
Kasubdit
Kasi
Peserta Apel
Syukur Alhamdulillah kita panjatkan kepada Allah SWT atas limpahan rizki dan kasih sayangnya kepada makhluk sehingga kita masih diberi kenikmatan berdiri tegak disini, tanpa ada kekuarangan suatu apa pun.
Hari ini, saya dapat amanah sebagai Pembina Apel. Sesuai namanya, Pembina (orang yang membina). Bina itu artinya: mengusahakan supaya lebih baik.
Bina yang pertama adalah: ketertiban. Tertib yang berkaitan kearsipan adalah dalam menciptakan, menggunakan, memelihara, dan menyusutkan, jika arsip dinamis. Temuan dari kami yang menjadi perbuatan waktu yang lalu belum tampak. Menciptakan sebuah dokumen (baca: surat) belum tertib, mulai ujung kepala hingga kaki. Dimulai dari kop surat hingga tembusan tidak tertib. Secara teknis sudah kami lakukan evaluasi. Artinya, temuannya tidak seragam/ada kesalahan bentuk tiap bagian. Itu secara kasat mata.
Belum lagi tertib secara bahasa, dimana bahasa dalam sebuah dokumen (baca: surat) itu tidak tampak penilaiannya, namun bisa dirasakan. “Dengan hormat” enter itu, ada rasanya. Berbeda dengan “Dengan hormat melalui surat ini, kami sampaikan” atau “sehubungan dengan ….”langsung kepada inti surat, mengingat yang dibuat adalah surat dinas/resmi.
Demikian juga kalimat penutup dengan Rektor diajak bekerja sama saat penutup surat:
“Kami mengucapkan terima kasih dan kerjasamanya”. Cukup, Rektor diucapkan: “Atas perhatiannya”, bukan “kerjasamanya”. Dan, masih banyak yang lainnya. Itu satu. Dalam hal ini, kaitannya bekerjasama dengan TU dan keprotokolan yang dikomandani oleh Mas Rochid.
Kedua, kalender arsip pada bulan Oktober 2024 adalah pengawasan kearsipan dan penyusutan arsip. Pengawasan ini semacam audit, namun dalam kearsipan. Menilai semua pengelolaan arsip yang ada di unit seluruh UNNES mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan; sehingga kami bekerjasama dengan SPI dan kantor hukum.
Lalu untuk penyusutan, sudah ada tiga unit yang siap disusutkan yaitu dari unit: FEB, FMIPA, dan Akuntansi Rektorat (tahun 2010 & 2011). Untuk penyusutan ini, tidak semua unit bisa melakukan ke tahap akhir ini, sehingga kami melakukan pendampingan ke unit-unit. Bahkan, kami punya pemetaan unit-unit yang sudah lancar, belum lancar, dan seterusnya. Tujuannya agar bisa menyusutkan arsip.
Ketiga, Alhamdulillah kami telah melakukan kegiatan yang menghasilkan income generating dimana yang dating adalah para arsiparis dari Surabaya, UNDIP, guru pendidikan administrasi perkantoran (Pemalang, Jepara, Purbalingga, Kartosuro, dan lainnya).
Keempat, penekanan bahwa unit kami adalah bersifat teknis, dimana pekerjaan kami sederhananya adalah: menyimpan, memusnahkan, dan mencari. Intinya, itu saja. Sehingga, secara pendanaan sudah habis, tapi kegiatan yang bersumber dari bidang dua seperti pengawasan kearsipan. Atau, kerjasama kegiatan dengan bidang terkait.
Terakhir sebagai penutup, karena sepekan yang lalu tepatnya, tanggal 20 Oktober 2024 jam 10.00 Wib, kita sudah memiliki presiden baru, maka saya berbicara arsip UNNES dan presiden. Ternyata, ditemukan ada tiga arsip terkait nama presiden yang tertulis dalam dokumen UNNES yaitu dua Keppres (Keputusan Presiden) dan 1 PP (Peraturan Pemerintah). Dua Keppres yaitu Keppres 271 tahun 1965 à tertulis nama Soekarno ditetapkan di Jakarta, 8 Djuni 1965 tentang pengesahan IKIP Semarang.
Berikutnya, Keppres Nomor 124 tahun 1999 tentang perubahan IKIP Semarang menjadi Universitas Negeri Semarang. Ada tiga IKIP yang berubah yaitu IKIP Bandung, IKIP Medan, dan IKIP Semarang, tertanggal 7 Oktober 1999 tanda tangan Bacharuddin Jusuf Habibie.
Terakhir, Peraturan Pemerintah (PP) RI nomor 36 tahun 2022 tentang Peguruan Tinggi Negeri Badan Hukum (PTNBH) UNNES tanda tangan Joko Widodo diundangkan di Jakarta tanggal 20 Oktober 2022 dengan 83 halaman dan 109 pasal. Dimana sebelumnya UNNES adalah BLU (Badan Layanan Umum) sebagaimana Keputusan Menteri Keuangan Nomor 362/KMK.05/2008 tertanggal 17 Desember 2008.
Saya kurang paham bahwa Bahasa hukum: mengapa dulu Keppres, sekarang PP. Tinggi mana antara PP dengan Keppres. Biarlah yang mengkaji kantor hukum.
Demikian yang perlu kami sampaikan, sekali lagi mari tertib dalam menciptakan sebuah dokumen dan perhatikan urutan masing-masing bagian agar mudah dalam mengelola sebuah arsip. []
Wassalamu ‘alaikum.
Semarang, 21 Oktober 2024
Ditulis di Rumah jam 01.00 – 01.40 Wib. Rencana disampaikan saat apel hari Senin, 28 Oktober 2024 di depan Rektorat UNNES.