Presiden dan Arsip UNNES

Universitas Negeri Semarang > Arsip > news > Presiden dan Arsip UNNES

Presiden dan Arsip UNNES

Oleh Agung Kuswantoro

Yth.  Rektor

Sekretaris Universitas

Wakil Rektor

Ketua dan Sekretaris Lembaga

Direktur

Ketua dan Sekretaris SPI

Kepala UPT

Kepala Kantor

Kasubdit

Kasi

Peserta Apel

Syukur Alhamdulillah kita panjatkan kepada Allah SWT atas limpahan rizki dan kasih sayangnya kepada makhluk sehingga kita masih diberi kenikmatan  berdiri tegak disini, tanpa ada kekuarangan suatu apa pun.

Hari ini, saya dapat amanah sebagai Pembina Apel. Sesuai namanya, Pembina (orang yang membina). Bina itu artinya: mengusahakan supaya lebih baik.

Bina yang pertama adalah: ketertiban. Tertib yang berkaitan kearsipan adalah dalam menciptakan, menggunakan, memelihara, dan menyusutkan, jika arsip dinamis. Temuan dari kami yang menjadi perbuatan waktu yang lalu belum tampak. Menciptakan sebuah dokumen (baca: surat) belum tertib, mulai ujung kepala hingga kaki. Dimulai dari kop surat hingga tembusan tidak tertib. Secara teknis sudah kami lakukan evaluasi. Artinya, temuannya tidak seragam/ada kesalahan bentuk tiap bagian. Itu secara kasat mata.

Belum lagi tertib secara bahasa, dimana bahasa dalam sebuah dokumen (baca: surat) itu tidak tampak penilaiannya, namun bisa dirasakan. “Dengan hormat” enter itu, ada rasanya. Berbeda dengan “Dengan hormat melalui surat ini, kami sampaikan” atau “sehubungan dengan ….”langsung kepada inti surat, mengingat yang dibuat adalah surat dinas/resmi.

Demikian juga kalimat penutup dengan Rektor diajak bekerja sama saat penutup surat:

“Kami mengucapkan terima kasih dan kerjasamanya”. Cukup, Rektor diucapkan: “Atas perhatiannya”, bukan “kerjasamanya”. Dan, masih banyak yang lainnya. Itu satu. Dalam hal ini, kaitannya bekerjasama dengan TU dan keprotokolan yang dikomandani oleh Mas Rochid.

Kedua, kalender arsip pada bulan Oktober 2024 adalah pengawasan kearsipan dan penyusutan arsip. Pengawasan ini semacam audit, namun dalam kearsipan. Menilai semua pengelolaan arsip yang ada di unit seluruh UNNES mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan; sehingga kami bekerjasama dengan SPI dan kantor hukum.

Lalu untuk penyusutan, sudah ada tiga unit yang siap disusutkan yaitu dari unit: FEB, FMIPA, dan Akuntansi Rektorat (tahun 2010 & 2011). Untuk penyusutan ini, tidak semua unit bisa melakukan ke tahap akhir ini, sehingga kami melakukan pendampingan ke unit-unit. Bahkan, kami punya pemetaan unit-unit yang sudah lancar, belum lancar, dan seterusnya. Tujuannya agar bisa menyusutkan arsip.

Ketiga, Alhamdulillah kami telah melakukan kegiatan yang menghasilkan income generating dimana yang dating adalah para arsiparis dari Surabaya, UNDIP, guru pendidikan administrasi perkantoran (Pemalang, Jepara, Purbalingga, Kartosuro, dan lainnya).

Keempat, penekanan bahwa unit kami adalah bersifat teknis, dimana pekerjaan kami sederhananya adalah: menyimpan, memusnahkan, dan mencari. Intinya, itu saja. Sehingga, secara pendanaan sudah habis, tapi kegiatan yang bersumber dari bidang dua seperti pengawasan kearsipan. Atau, kerjasama kegiatan dengan bidang terkait.

Terakhir sebagai penutup, karena sepekan yang lalu tepatnya, tanggal 20 Oktober 2024 jam 10.00 Wib, kita sudah memiliki presiden baru, maka saya berbicara arsip UNNES dan presiden. Ternyata, ditemukan ada tiga arsip terkait nama presiden yang tertulis dalam dokumen UNNES yaitu dua Keppres (Keputusan Presiden) dan 1 PP (Peraturan Pemerintah). Dua Keppres yaitu Keppres 271 tahun 1965 à tertulis nama Soekarno ditetapkan di Jakarta, 8 Djuni 1965 tentang pengesahan IKIP Semarang.

Berikutnya, Keppres Nomor 124 tahun 1999 tentang perubahan IKIP Semarang menjadi Universitas Negeri Semarang. Ada tiga IKIP yang berubah yaitu IKIP Bandung, IKIP Medan, dan IKIP Semarang, tertanggal 7 Oktober 1999 tanda tangan Bacharuddin Jusuf Habibie.

Terakhir, Peraturan Pemerintah (PP) RI nomor 36 tahun 2022 tentang Peguruan Tinggi Negeri Badan Hukum (PTNBH) UNNES tanda tangan Joko Widodo diundangkan di Jakarta tanggal 20 Oktober 2022 dengan 83 halaman dan 109 pasal. Dimana sebelumnya UNNES adalah BLU (Badan Layanan Umum) sebagaimana Keputusan Menteri Keuangan Nomor 362/KMK.05/2008 tertanggal 17  Desember 2008.

Saya kurang paham bahwa Bahasa hukum: mengapa dulu Keppres, sekarang PP. Tinggi mana antara PP dengan Keppres. Biarlah yang mengkaji kantor hukum.

Demikian yang perlu kami sampaikan, sekali lagi mari tertib dalam menciptakan sebuah dokumen dan perhatikan urutan masing-masing bagian agar mudah dalam mengelola sebuah arsip. []

Wassalamu ‘alaikum.

Semarang, 21 Oktober 2024

Ditulis di Rumah jam 01.00 – 01.40 Wib. Rencana disampaikan saat apel hari Senin, 28 Oktober 2024 di depan Rektorat UNNES.

Related Posts

Leave a Reply

* Kode Akses Komentar:

* Tuliskan kode akses komentar diatas:

We are using cookies to give you the best experience. You can find out more about which cookies we are using or switch them off in privacy settings.
AcceptPrivacy Settings

GDPR

  • Privacy Policy

Privacy Policy

At unnes.ac.id, the privacy of our visitors is of extreme importance to us. This privacy policy document outlines the types of personal information that is received and collected by unnes.ac.id and how it is used.

Log Files

Like many other Web sites, unnes.ac.id makes use of log files. The information inside the log files includes internet protocol (IP) addresses, type of browser, Internet Service Provider (ISP), date/time stamp, referring/exit pages, and number of clicks to analyze trends, administer the site, track user’s movement around the site, and gather demographic information. IP addresses and other such information are not linked to any information that is personally identifiable.

Cookies

unnes.ac.id uses cookies to store information about visitors’ preferences, to record user-specific information on which pages the site visitor accesses or visits, and to personalize or customize our web page content based upon visitors’ browser type or other information that the visitor sends via their browser.

Third-party ad servers or ad networks use technology in their respective advertisements and links that appear on unnes.ac.id and which are sent directly to your browser. They automatically receive your IP address when this occurs. Other technologies (such as cookies, JavaScript, or Web Beacons) may also be used by our site’s third-party ad networks to measure the effectiveness of their advertising campaigns and/or to personalize the advertising content that you see on the site.

unnes.ac.id has no access to or control over these cookies that are used by third-party advertisers.

You should consult the respective privacy policies of these third-party ad servers for more detailed information on their practices as well as for instructions about how to opt-out of certain practices. unnes.ac.id’s privacy policy does not apply to, and we cannot control the activities of, such other advertisers or web sites.

If you wish to disable cookies, you may do so through your individual browser options. More detailed information about cookie management with specific web browsers can be found at the browsers’ respective websites.

Consent

By using our website, you hereby consent to our privacy policy and agree to its terms.

Update

This Privacy Policy was last updated on: 2023-02-14. Should we update, amend or make any changes to our privacy policy, those changes will be posted here.

Contact Us

If you have any questions, comments, or concerns about our Privacy Policy or our practices with regards to your personal information, please feel free to contact us through the contact form on our website or by emailing us at humas[at]mail.unnes.ac.id.

This Privacy Policy is intended as a general guide to our practices in collecting and using information. If there is any inconsistency between this Privacy Policy and the terms of the Service Agreement or any other terms that may apply to specific services you use, then those specific service terms shall apply.

Terms of Use

By using our website, you agree to abide by this Privacy Policy. If you do not agree with this Privacy Policy, please do not use our website. We reserve the right to update this Privacy Policy from time to time without prior notice. Please review our Privacy Policy periodically to check for changes. Your continued use of our website following the posting of changes to this Privacy Policy means that you accept the changes.

Thank you for reading our Privacy Policy. We are committed to protecting the privacy of our website visitors and will continue to update our Privacy Policy to ensure optimal protection.