Penyusutan Arsip dan Arsip Kartografi

Universitas Negeri Semarang > Arsip > news > Penyusutan Arsip dan Arsip Kartografi

Penyusutan Arsip dan Arsip Kartografi

Oleh Agung Kuswantoro

Bismillahirrohmanirrohim, Allahumma solli ‘ala sayyidina Muhammad wa ‘ala sayyidina Muhammad. Allahumma antassalam, waminkassalam, wa Ilaika ya’udussalam fahayyina rabbana bissalam wa-adkhilnal jannata daras salaam tabaarakta rabbanaa wata’aalayta yAa dzaljalaali wal ikraam.

Yth.       Rektor

Wakil Rektor

Sekretaris

Kepala dan Sekretaris Lembaga

Direktur pada Direktorat

Kepala Kantor

Ketua SPI

Ketua BOAP

Kasi

Kasubdit

Siswa Magang

Peserta Apel yang saya hormati semua.

Alhamdulillah atas izin Allah SWT, kita masih diberikan nikmat sehat, kumpul dan bekerja di UNNES ini. Setelah hari Kamis libur kenaikan Yesus Kristus, semoga kedamaian ada di UNNES dan umat Islam telah melakukan berdoa pada hari terbaiknya, yaitu hari Jum’at. Semoga UNNES selalu diberi keberkahan untuk kita semua. Amin. Lalu, dilanjut dengan ibur hari Sabtu dan Ahad, semoga menjadi semangat dalam bekerja. Setelah berkumpul dengan keluarga tercinta.  Dan, semoga kedamaian dan keselamatan ada dalam kampus UNNES ini, sebagaimana doa yang saya sampaikan yaitu menjadikan UNNES sebagai “Darussalam” atau kampus yang damai. Di mana

Adalah penyusutan arsip dan arsip kartografi yang sedang dikerjakan oleh UPT Kearsipan UNNES. Bicara penyusutan arsip, biasanya orang lebih senang menciptakan arsip. Karena, menciptakan arsip lebih mudah dibanding dengan memusnahkan arsip. Oleh karenanya, kami pada bulan Februari – Maret 2024 sudah mengidentifikasi dan melakukan pendampingan penyusutan arsip di unit-unit kerja.

Alhamdulillah, kami rutin tiap tahun melakukan kegiatan penyusutan arsip. Sejak tahun 2015 UPT Kearsipan UNNES tercatat pada: tahun 2018 telah menyusutkan arsip sejumlah 4.498 berkas ; tahun 2019 – 2021: masa pandemi, kami tidak melakukan penyusutan; tahun 2021 telah menyusutkan arsip sebanyak 3.654 berkas; tahun 2022 (2 Oktober 2022) menyusutkan arsip 3.665 kg/3,6 ton atau 7.242 berkas (arsip keuangan); dan tahun 2023 (17 Desember 2023) telah menyusutkan arsip seberat 8.240 kg/8,2 ton.

Lalu, ada pertanyaan: “Arsip yang berton-ton tersebut, ada dimana?” Jawabnya: ada di Gedung Kearsipan lantai 1 dengan proses panjang, mulai dari: identifikasi, transit arsip, calon musnah, lihat JRA, berita acara pemusnahan  dan bekerjasama dengan PURA untuk dilebur. Lalu, perwakilan UNNES (arsiparis Dwi Untung dan arsiparis Djoko) menyaksikan peleburan arsip menjadi bubur, sehingga informasi yang ada dalam informasi arsip tersebut hilang. Insya Allah, kami menjamin, tidak ada arsip yang sampai di ITB/Ikat Timbang Bayar.

Proses yang panjang ini, menurut manajemen kurang efektif dan efisien, sehingga butuh “alat” untuk mempermudah. Alat itulah yang bernama IT /sistem informasi melalui arsip digital. Tahun ini, kami mengusahakan terintegrasi dalam My-Unnes Siradi yang didalamnya sudah ada persuratan. Selanjutnya, arsip masuk dalam system tersebut, yang dulunya ada di Arsip Digital (berarti menjadi sub modul).

Arsip Kartografi

Informasi selanjutnya adalah pengelolaan arsip kartografi. Arsip kartografi yang kami miliki berupa peta-peta atau denah bangunan IKIP Semarang. Tercatat ada 249 berkas (248 berkas dalam kondisi baik dan 1 berkas dalam kondisi rusak). Arsip kartografi yang ada di UPT Kearsipan tertua tahun 1977 dan termuda tahun 2010. Jumlah arsip kartografi yang terbanyak pada tahun 1992 – 1993, 1993 – 1994, 1994 – 1995, sejumlah 26 berkas arsip.

Kemudian, jumlah tersedikit arsip kartografi pada tahun 1982 – 1983 dan 1999 – 2000 sebanyak 1 berkas. Hingga saat ini, arsip kartografi belum tahap digitalisasi, kami belum memiliki  alatnya, baru tahap identifikasi.

Sebagai penutup, literasi kearsipan saja. Pada tanggal 26 Januari 1990 pukul 02.00 malam, IKIP Semarang terkena musibah banjir luapan air sungai Kaligarang. Rektor Retmono menuliskan surat tertanggal 9 Februari 1990 ke Gubernur Jateng yang berisi laporan musibah banjir dengan kerugian yang dialami oleh IKIP Semarang tiap-tiap Fakultas. FPOK/Fakultas Pendidikan Olahraga dan Kesehatan mengalami kerugian Rp. 170.463.650, dan  tergenang air setinggi 2 meter sehingga alat prasarana belajar banyak yang rusak. FMIPA/Fakultas Matematikan dan Ilmu Pengetahuan Alam mengalami kerugian Rp. 32.254.000 dan tergenang air setinggi 75 – 100 cm.

Dalam batas kemampuan, IKIP Semarang berusaha meringankan beban mahasiswa – dosen yang terdampak banjir dengan (1) Sebagian makan bagi yang memerlukan pada hari pertama dan kedua; (2) memberikan sekedar bantuan uang dengan klasifikasi (a): dosen/pegawai: I Rp. 75.000); II (50.000); dan III (25.000), dan (b) mahasiswa sebesar Rp. 15.000.

Mari bijak dengan arsip. Melalui arsip, kita menjadi lebih bersyukur. Kita mengetahui, betapa perhatian pimpinan terhadap kita. Dalam musibah banjir pun, pimpinan masih memberikan perhatiannya kepada kita melalui bantuan uang dan makan. Sekali lagi, jaga arsip kita dan jaga nama UNNES! []

Semarang, 7 Mei 2024/28 Syawal 1445 H

Ditulis di Gedung Kearsipan UNNES, jam 08.30 – 08.48 Wib.

Related Posts

Leave a Reply

* Kode Akses Komentar:

* Tuliskan kode akses komentar diatas:

We are using cookies to give you the best experience. You can find out more about which cookies we are using or switch them off in privacy settings.
AcceptPrivacy Settings

GDPR

  • Privacy Policy

Privacy Policy

At unnes.ac.id, the privacy of our visitors is of extreme importance to us. This privacy policy document outlines the types of personal information that is received and collected by unnes.ac.id and how it is used.

Log Files

Like many other Web sites, unnes.ac.id makes use of log files. The information inside the log files includes internet protocol (IP) addresses, type of browser, Internet Service Provider (ISP), date/time stamp, referring/exit pages, and number of clicks to analyze trends, administer the site, track user’s movement around the site, and gather demographic information. IP addresses and other such information are not linked to any information that is personally identifiable.

Cookies

unnes.ac.id uses cookies to store information about visitors’ preferences, to record user-specific information on which pages the site visitor accesses or visits, and to personalize or customize our web page content based upon visitors’ browser type or other information that the visitor sends via their browser.

Third-party ad servers or ad networks use technology in their respective advertisements and links that appear on unnes.ac.id and which are sent directly to your browser. They automatically receive your IP address when this occurs. Other technologies (such as cookies, JavaScript, or Web Beacons) may also be used by our site’s third-party ad networks to measure the effectiveness of their advertising campaigns and/or to personalize the advertising content that you see on the site.

unnes.ac.id has no access to or control over these cookies that are used by third-party advertisers.

You should consult the respective privacy policies of these third-party ad servers for more detailed information on their practices as well as for instructions about how to opt-out of certain practices. unnes.ac.id’s privacy policy does not apply to, and we cannot control the activities of, such other advertisers or web sites.

If you wish to disable cookies, you may do so through your individual browser options. More detailed information about cookie management with specific web browsers can be found at the browsers’ respective websites.

Consent

By using our website, you hereby consent to our privacy policy and agree to its terms.

Update

This Privacy Policy was last updated on: 2023-02-14. Should we update, amend or make any changes to our privacy policy, those changes will be posted here.

Contact Us

If you have any questions, comments, or concerns about our Privacy Policy or our practices with regards to your personal information, please feel free to contact us through the contact form on our website or by emailing us at humas[at]mail.unnes.ac.id.

This Privacy Policy is intended as a general guide to our practices in collecting and using information. If there is any inconsistency between this Privacy Policy and the terms of the Service Agreement or any other terms that may apply to specific services you use, then those specific service terms shall apply.

Terms of Use

By using our website, you agree to abide by this Privacy Policy. If you do not agree with this Privacy Policy, please do not use our website. We reserve the right to update this Privacy Policy from time to time without prior notice. Please review our Privacy Policy periodically to check for changes. Your continued use of our website following the posting of changes to this Privacy Policy means that you accept the changes.

Thank you for reading our Privacy Policy. We are committed to protecting the privacy of our website visitors and will continue to update our Privacy Policy to ensure optimal protection.