Materi Apel Pagi, Senin 30 Oktober 2023
Menyelamatkan Arsip
Oleh Agung Kuswantoro
Yth. Rektor
Wakil Rektor
Sekretaris
Kepala dan Sekertaris Lembaga
Direktur di Direktorat
Kepala Kantor
Kepala dan Sekretaris Badan
Kepala UPT
Ketua SPI
Kasubdit
Kasi
Bapak Ibu Peserta apel, serta
Adik-adik magang
Syukur Alhamdulillah kita masih diberikan nikmat sehat. Sebagai insan yang beragama pasti kita bersyukur atas segala apa pun yang diberikan Tuhan kepada kita pagi hari ini.
Ada beberapa hal yang perlu saya sampaikan pada apel pagi ini. Pertama, tentang kepengawasan kearsipan. Kedua, tentang pemberkasan arsip. Ketiga, tentang pemindahan arsip statis ke UPT Kearsipan. Dan terakhir, Keempat perkembangan arsiparis.
Kegiatan kepengawasan kearsipan saat ini sedang berlangsung. Pada Selasa, 24 Oktober 2023 kami mensosialisasikan kegiatan tersebut ke unit-unit di UNNES (23 unit). Kepengawasan kearsipan adalah modifikasi dari kegiatan sebelumnya, yaitu lomba tata persuratan dan kearsipan tersistem.
Atas masukan dari ANRI dan konsekuensi UNNES sudah mendapatkan predikat baik dalam kepengawasan kearsipan, maka UNNES (harus) menyelenggarakan kepengawasan internal kearsipan. Tahun kemarin, (2022) UNNES sudah “diawasi” oleh ANRI, artinya, UNNES sudah melakukan kepengawasan eksternal. Nanti pada tahun berikutnya, UNNES akan mendapatkan dua nilai yaitu nilai kepengawasan internal (40%) dan kepengawasan eksternal (60%). Total 100%. Disinilah pentingnya kepengawasan internal saat ini karena menyumbang 40% nilainya.
Kami memahami dalam pengisian ASKI/form pengawasan internal banyak pertanyaan, karena instrumen tersebut masih baru di lingkungan UNNES. Dan, instrumen tersebut sesuai dengan instrumen dari ANRI.
Pemberkasan adalah teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Pemberkasan di UNNES dengan kombinasi subjek/pokok masalah dan nomor. Misal: KP 00.00. Dan itu urut kronologisnya mulai dari pengangkatan pegawai hingga pensiun.
Tren definisi arsip mengikuti perkembangan saat ini. Dulu guru saya menyampaikan konsep arsip warkat (lembaran). Lalu, berubah penyimpanan arsip berdasarkan per folder surat, baik folder surat masuk – keluar sesuai urutan tahun dan bulan.
Namun, untuk sekarang trennya adalah berkas. Artinya, segala sesuatu yang berkaitan dengan berkas tersebut, maka kodenya sama (misal: KP 00.00), mula dari: surat, pengantar, proposal, laporan keuangan, dan berkas-berkas lainnya dengan tema yang sama.
Saat ini, masih sedikit prosentase unit yang memindahkan arsip statis ke UPT Kearsipan, sehingga kami harus “turun gunung” agar bisa mendapatkan arsip statis UNNES. Untuk lingkungan Rektorat, Alhamdulillah sudah bagus/sudah ada yang memindahkan arsip statisnya.
Dulu, setiap unit akan memindahkan arsip ke UPT Kearsipan, ada pertanyaan: “Apakah aman arsip unit dipindahkan ke UPT Kearsipan? Termasuk alat-alatnya, apakah lengkap?”
Pertanyaan tersebut menunjukkan bahwa unit belum yakin dengan keberadaan kami. Kami pun memahami, kondisi tersebut. Seiring berjalannya waktu, peralatan dan fasilitas kami, atas izin Rektor kami lengkapi, sehingga brankas anti bakar, mobile file (roll o’pack) kami lengkapi, sehingga unit tersebut yang bertanya, sekarang sudah memindahkan arsipnya ke kami.
Perkembangan arsiparis saat ini ada 26 orang. 5 tahun kemudian yang pension ada 9 orang, sehingga jumlah arsiparis pada tahun 2028 adalah 17 orang. Dan, dari ke-17 arsiparis tersebut ada pada jabatan muda, kecuali Pak Eko Febrianto dan Bu Ratih Widyastuti.
Untuk arsiparis pelaksana lanjut hanya 2 orang. Artinya, pekerjaan yang sifatnya sangat teknis sekali itu kita sangat kurang. Taruhlah 4 pekerjaan pokok arsiparis yang kami sangat kurang tenaganya adalah mengelola arsip dinamis. Di kami hanya satu orang yaitu Mba Ratu Bunga. Nah, bagaimana solusinya? Nanti bagian kepegawaian akan memikirkan lebih matang.
Penutup
Setiap ada tamu/kunjungan di UNNES, lalu tamu tersebut ketika naik odong-odong ada pertanyaan: “Berapa luas UNNES?” Kami jawab: Berdasarkan Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah nomor 47 tahun 1979 tentang pemberian ijin pembebasan tanah untuk proyek pembangunan kampus IKIP Semarang di atas tanah seluas 50 hektar di Desa Sekaran, Kecamatan Gunungpati, Kotamadya Daerah Tingkat II Semarang kepada Rektor IKIP Semarang. Adapun nama Gubernurnya adalah Pak Soepardjo.
Kemudian pada tahun 1986 (tepatnya 19 Februari 1986) melalui Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah Nomor: 593.8/64/tahun 1986 tentang pemberian pembaharuan ijin dan penambahan luas tanah Kampus IKIP Semarang yang terletak di Desa Sekaran, Kec. Gunungpati, Kotamadya Dati II Semarang, memutuskan memberikan persetujuan pembaharuan ijin pembebasan tanah dan penambahan luas tanah Kampus IKIP Semarang terletak di Desa Sekaran, Kec. Gunungpati, Kotamadya Daerah Tingkat II Semarang, seluas 65 hektar kepada Rektor IKIP Semarang Departemen Pendidikan dan Kebudayaan untuk jangka 6 bulan terhitung sejak SK ini. Adapun nama Gubernurnya adalah Bapak Ismail.
Terakhir, pada tahun 1988 (24 Juni 1988) Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah Nomor: 593.8/168/1988 tentang pemberian perpanjangan waktu pemberian perpanjangan waktu izin pembebasan tanah seluas + 65 hektar kepada Rektor IKIP Semarang Departemen Pendidikan dan Kebudayan guna pembangunan dan perluasan kampus IKIP Semarang yang terletak di Desa Sekaran, Kec. Gunungpati Kotamadya Daerah Tingkat II Semarang.
Kemudian, mulai tahun 1990 mulailah pembangunan kampus IKIP Semarang pada masa kepemimpinan Dr. Retmono. Ada 6 surat tahun 1990 mengenai persetujuan senat IKIP Semarang tentang pengembangan kampus baru IKIP Semarang di Sekaran mulai dari masjid MUA.
Mari kita selamatkan arsip statis kita. Kehilangan pacar itu biasa. Kehilangan sesuatu yang dicintai itu menyakitkan. Namun, kehilangan aset milik Negara jangan sampai terjadi. Arsip hilang, aset melayang.
Demikian, pesan yang saya sampaikan dalam apel pagi ini.
Wassalamu ‘alaikum,
Agung Kuswantoro
Semarang, 25 Oktober 2023
Ditulis di Kantor UPT Kearsipan UNNES, jam 13.30-13.50 Wib.
Catatan: 1 hektar = 10.000 meter