Menyelamatkan Arsip

Universitas Negeri Semarang > Arsip > news > Menyelamatkan Arsip

Materi Apel Pagi, Senin 30 Oktober 2023

Menyelamatkan Arsip

Oleh Agung Kuswantoro

Yth.     Rektor

Wakil Rektor

Sekretaris

Kepala dan Sekertaris Lembaga

Direktur di Direktorat

Kepala Kantor

Kepala dan Sekretaris Badan

Kepala UPT

Ketua SPI

Kasubdit

Kasi

Bapak Ibu Peserta apel, serta

Adik-adik magang

Syukur Alhamdulillah kita masih diberikan nikmat sehat. Sebagai insan yang beragama pasti kita bersyukur atas segala apa pun yang diberikan Tuhan kepada kita pagi hari ini.

Ada beberapa hal yang perlu saya sampaikan pada apel pagi ini. Pertama, tentang kepengawasan kearsipan. Kedua, tentang pemberkasan arsip. Ketiga, tentang pemindahan arsip statis ke UPT Kearsipan. Dan terakhir, Keempat perkembangan arsiparis.

Kegiatan kepengawasan kearsipan saat ini sedang berlangsung. Pada Selasa, 24 Oktober 2023 kami mensosialisasikan kegiatan tersebut ke unit-unit di UNNES (23 unit). Kepengawasan kearsipan adalah modifikasi dari kegiatan sebelumnya, yaitu lomba tata persuratan dan kearsipan tersistem.

Atas masukan dari ANRI dan konsekuensi UNNES sudah mendapatkan predikat baik dalam kepengawasan kearsipan, maka UNNES (harus) menyelenggarakan kepengawasan internal kearsipan. Tahun kemarin, (2022) UNNES sudah “diawasi” oleh ANRI, artinya, UNNES sudah melakukan kepengawasan eksternal. Nanti  pada tahun  berikutnya, UNNES akan mendapatkan dua nilai yaitu nilai kepengawasan internal (40%) dan kepengawasan eksternal (60%). Total 100%. Disinilah pentingnya kepengawasan internal saat ini karena menyumbang 40% nilainya.

Kami memahami dalam pengisian ASKI/form pengawasan internal banyak pertanyaan, karena instrumen tersebut masih baru di lingkungan UNNES. Dan, instrumen tersebut sesuai dengan instrumen dari ANRI.

Pemberkasan adalah teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Pemberkasan di UNNES dengan kombinasi subjek/pokok masalah dan nomor. Misal: KP 00.00. Dan itu urut kronologisnya mulai dari pengangkatan pegawai hingga pensiun.

Tren definisi arsip mengikuti perkembangan saat ini. Dulu guru saya menyampaikan konsep arsip warkat (lembaran). Lalu, berubah penyimpanan arsip berdasarkan per folder surat, baik folder surat masuk – keluar sesuai urutan tahun dan bulan.

Namun, untuk sekarang trennya adalah berkas. Artinya, segala sesuatu yang berkaitan dengan berkas tersebut, maka kodenya sama (misal: KP 00.00), mula dari: surat, pengantar, proposal, laporan keuangan, dan berkas-berkas lainnya dengan tema yang sama.

Saat ini, masih sedikit prosentase unit yang memindahkan arsip statis ke UPT Kearsipan, sehingga kami harus “turun gunung” agar bisa mendapatkan arsip statis UNNES. Untuk lingkungan Rektorat, Alhamdulillah sudah bagus/sudah ada yang memindahkan arsip statisnya.

Dulu, setiap unit akan memindahkan arsip ke UPT Kearsipan, ada pertanyaan: “Apakah aman arsip unit dipindahkan ke UPT Kearsipan? Termasuk alat-alatnya, apakah  lengkap?”

Pertanyaan tersebut menunjukkan bahwa unit belum yakin dengan keberadaan kami. Kami pun memahami, kondisi tersebut. Seiring berjalannya waktu, peralatan dan fasilitas kami, atas izin Rektor kami lengkapi, sehingga brankas anti bakar, mobile file (roll o’pack) kami lengkapi, sehingga unit  tersebut yang bertanya, sekarang sudah memindahkan arsipnya ke kami.

Perkembangan arsiparis saat ini ada 26 orang. 5 tahun kemudian yang pension ada 9 orang, sehingga jumlah arsiparis pada tahun 2028 adalah 17 orang. Dan, dari ke-17 arsiparis tersebut ada pada jabatan muda, kecuali Pak Eko Febrianto dan Bu Ratih Widyastuti.

Untuk arsiparis pelaksana lanjut hanya 2 orang. Artinya, pekerjaan yang sifatnya sangat teknis sekali itu kita sangat kurang. Taruhlah 4 pekerjaan pokok arsiparis yang kami sangat kurang tenaganya adalah mengelola arsip dinamis. Di kami hanya satu orang yaitu Mba Ratu Bunga. Nah, bagaimana solusinya? Nanti bagian kepegawaian akan memikirkan lebih matang.

Penutup

Setiap ada tamu/kunjungan di UNNES, lalu tamu tersebut ketika naik odong-odong ada pertanyaan: “Berapa luas UNNES?” Kami jawab: Berdasarkan Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah nomor 47 tahun 1979 tentang pemberian ijin pembebasan tanah untuk proyek pembangunan kampus IKIP Semarang di atas tanah seluas 50 hektar di Desa Sekaran, Kecamatan Gunungpati, Kotamadya Daerah Tingkat II Semarang kepada Rektor IKIP Semarang. Adapun nama Gubernurnya adalah Pak Soepardjo.

Kemudian pada tahun 1986 (tepatnya 19 Februari 1986) melalui Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah Nomor: 593.8/64/tahun 1986 tentang pemberian pembaharuan ijin dan penambahan luas tanah Kampus IKIP Semarang yang terletak di Desa Sekaran, Kec. Gunungpati, Kotamadya Dati II Semarang, memutuskan memberikan persetujuan pembaharuan ijin pembebasan tanah dan penambahan luas tanah Kampus IKIP Semarang terletak di Desa Sekaran, Kec. Gunungpati, Kotamadya Daerah Tingkat II Semarang, seluas 65 hektar kepada Rektor IKIP Semarang  Departemen Pendidikan dan Kebudayaan untuk jangka 6 bulan terhitung sejak SK ini.  Adapun nama Gubernurnya adalah Bapak Ismail.

Terakhir, pada tahun 1988 (24 Juni 1988) Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah Nomor: 593.8/168/1988 tentang pemberian  perpanjangan waktu pemberian perpanjangan waktu izin pembebasan tanah seluas + 65 hektar kepada Rektor IKIP Semarang Departemen Pendidikan dan Kebudayan guna pembangunan dan perluasan kampus IKIP Semarang yang terletak di Desa Sekaran, Kec. Gunungpati Kotamadya Daerah Tingkat II Semarang.

Kemudian, mulai tahun 1990 mulailah pembangunan kampus IKIP Semarang pada masa kepemimpinan Dr. Retmono. Ada 6 surat tahun 1990 mengenai persetujuan senat IKIP Semarang tentang pengembangan kampus baru IKIP Semarang di Sekaran mulai dari masjid MUA.

Mari kita selamatkan arsip statis kita. Kehilangan pacar itu biasa. Kehilangan sesuatu yang dicintai itu menyakitkan. Namun, kehilangan aset milik Negara jangan sampai terjadi. Arsip hilang, aset melayang.

Demikian, pesan yang saya sampaikan dalam apel pagi ini.

Wassalamu ‘alaikum,

Agung Kuswantoro

Semarang, 25 Oktober 2023

Ditulis di Kantor UPT Kearsipan UNNES, jam 13.30-13.50 Wib.

Catatan: 1 hektar = 10.000 meter

Related Posts

Leave a Reply

* Kode Akses Komentar:

* Tuliskan kode akses komentar diatas:

We are using cookies to give you the best experience. You can find out more about which cookies we are using or switch them off in privacy settings.
AcceptPrivacy Settings

GDPR

  • Privacy Policy

Privacy Policy

At unnes.ac.id, the privacy of our visitors is of extreme importance to us. This privacy policy document outlines the types of personal information that is received and collected by unnes.ac.id and how it is used.

Log Files

Like many other Web sites, unnes.ac.id makes use of log files. The information inside the log files includes internet protocol (IP) addresses, type of browser, Internet Service Provider (ISP), date/time stamp, referring/exit pages, and number of clicks to analyze trends, administer the site, track user’s movement around the site, and gather demographic information. IP addresses and other such information are not linked to any information that is personally identifiable.

Cookies

unnes.ac.id uses cookies to store information about visitors’ preferences, to record user-specific information on which pages the site visitor accesses or visits, and to personalize or customize our web page content based upon visitors’ browser type or other information that the visitor sends via their browser.

Third-party ad servers or ad networks use technology in their respective advertisements and links that appear on unnes.ac.id and which are sent directly to your browser. They automatically receive your IP address when this occurs. Other technologies (such as cookies, JavaScript, or Web Beacons) may also be used by our site’s third-party ad networks to measure the effectiveness of their advertising campaigns and/or to personalize the advertising content that you see on the site.

unnes.ac.id has no access to or control over these cookies that are used by third-party advertisers.

You should consult the respective privacy policies of these third-party ad servers for more detailed information on their practices as well as for instructions about how to opt-out of certain practices. unnes.ac.id’s privacy policy does not apply to, and we cannot control the activities of, such other advertisers or web sites.

If you wish to disable cookies, you may do so through your individual browser options. More detailed information about cookie management with specific web browsers can be found at the browsers’ respective websites.

Consent

By using our website, you hereby consent to our privacy policy and agree to its terms.

Update

This Privacy Policy was last updated on: 2023-02-14. Should we update, amend or make any changes to our privacy policy, those changes will be posted here.

Contact Us

If you have any questions, comments, or concerns about our Privacy Policy or our practices with regards to your personal information, please feel free to contact us through the contact form on our website or by emailing us at humas[at]mail.unnes.ac.id.

This Privacy Policy is intended as a general guide to our practices in collecting and using information. If there is any inconsistency between this Privacy Policy and the terms of the Service Agreement or any other terms that may apply to specific services you use, then those specific service terms shall apply.

Terms of Use

By using our website, you agree to abide by this Privacy Policy. If you do not agree with this Privacy Policy, please do not use our website. We reserve the right to update this Privacy Policy from time to time without prior notice. Please review our Privacy Policy periodically to check for changes. Your continued use of our website following the posting of changes to this Privacy Policy means that you accept the changes.

Thank you for reading our Privacy Policy. We are committed to protecting the privacy of our website visitors and will continue to update our Privacy Policy to ensure optimal protection.