Gagasan: Telusur Arsip Untuk Menyelamatkan Aset

Universitas Negeri Semarang > Arsip > news > Gagasan: Telusur Arsip Untuk Menyelamatkan Aset

Telusur Arsip Untuk Menyelamatkan Aset

Oleh Agung Kuswantoro

Bicara telusur arsip, maka perlu memahami makna telusur arsip per kata. Telusur adalah (1) berjalan sepanjang tepi; (2) menelaah, menjajaki, dan mengusut (KBBI). Telusur arsip berarti menelaah/mengusut/menjajaki sebuah arsip. Artinya, arsip memiliki informasi yang utuh, sehingga “keutuhan” atau ”keterkaitan” informasi dalam sebuah arsip harus runtut, sistematis, dan valid.

Lalu, bagaimana cara untuk menelusur sebuah arsip? Pemberkasan arsip, menjadi kata kuncinya! Tidak mungkin ada informasi arsip, jika tidak ada “kegiatan” pemberkasan arsip.

Dalam pemberkasan sebuah arsip itu, dilakukan secara utuh dengan prinsip “kebersamaan”. Jadi, pemberkasan arsip dimulai dari: pengecekan surat, pemberian kode klasifikasi sementara serta input data ke komputer, disposisi surat oleh pimpinan, setelah didisposisi, pengecekan kode klasifikasi, dan dilakukan penyimpanan (Tri, 2021:2). Atau, pemberkasan arsip dapat dilakukan dari: penciptaan sebuah arsip/surat, proposal kegiatan, surat peminjaman, laporan keuangan, dan laporan kegiatan disimpan dalam satu map berkas. Iniah yang dimaksudkan, “utuh”.

Misal: telusur sejarah IKIP Semarang. Maka telusurnya mulai tahun 1965 – 2023 dimana UNNES berawal dari: kursus, FKIP UNDIP, IKIP Yogyakarta Cabang Semarang, IKIP Semarang, dan UNNES. Mari lihat video ini, sejarah IKIP Semarang Youtube: https://www.youtube.com/watch?v=8OxpEc6TMos&t=73s

Pendekatan telusur arsip adalah: (1) wawasan; (2) pencarian dokumen; dan (3) studi observasi. Wawancara adalah cara “termudah” untuk mendapatkan data “valid/reliable”, karena bertemu langsung dengan tokoh sejarah. Hanya saja, tidak semua orang bisa bertemu dengan tokoh sejarah. Belum waktu, keterbatasan waktu tokoh tersebut untuk diwawancarai.

Pencarian dokumen dilakukan di unit pencipta arsip tersebut. Misal, saat IKIP Semarang berlokasi di SMA Negeri 5 Pemuda Semarang atau lapangan Mugas, Semarang. Sedangkan, observasi dilakukan dengan tinjau secara langsung ke “TKP” tersebut dengan cara mengambil gambar/foto yang berkaitan dengan informasi kearsipan yang dibutuhkan tersebut.

Tokoh Sejarah

Tokoh sejarah adalah tokoh kunci sebuah arsip. Tokoh sejarah adalah “emas” dalam menghasilkan informasi yang valid. Oleh karenanya, lembaga harus memfasilitasi untuk keperluan telusur arsip ini. Terlebih kegiatan wawancara dengan tokoh sejarah.

Ketika UNNES sedang mencari Mars UNNES, dimana waktu itu UNNES PTN BH membutuhkan lagu Mars, namun Rektor berpendapat agar lagu itu harus sesuai dengan SK/dasar hokum yang ada. Yang terjadi ternyata ada 4 temuan, yaitu: (1) Menemukan copian/salinan Mars versi IKIP Semarang tanggal 25 Maret 1994 dengan tulisan tangan dan tanda tangan Kelly Puspito; (2) Menemukan copian/salinan Mars versi UNNES Semarang tanggal 26 Oktober 1999 dengan tulisan tangan dan tanda tangan Kelly Puspito; (3) Menemukan Keputusan Rektor UNNES Nomor 115/1999 tentang Lambang, Bendara, Himne, dan Mars Universitas Negeri Semarang dengan penandatangan Rasdi Ekosiswoyo; dan (4) Menemukan Peraturan Rektor UNNES Nomor 22 tahun 2017 tentang panduan, bendara, hyme, dan mars UNNES penandatangan Fathur Rokhman.

Ini artinya, telusur arsip sangat penting untuk menyelamatkan aset (Negara). “Arsip hilang, aset melayang”, itulah ungkapan yang tepat, sehingga dalam penelusuran arsip ini dibutuhkan sebuah dana yang harus disediakan oleh lembaga. Lembaga (harus) mengalokasikan anggaran untuk menelusur arsip, agar informasi lembaga tersebut selamat.

Masih ingatkah kasus Sipadan – Ligitan, dimana akhirnya kedua Pulau “kecil” tersebut lepas dari NKRI? Apa salah satu penyebabnya? Ya, salah satu penyebabnya adalah hilangnya informasi kedua Pulau tersebut. Simpelnya: Negara Indonesia “kalah” bukti (baca: kalah arsip) saat persidangan internasional di Belanda.

Mari, selamatkan arsip lembaga kita dengan telusur arsip. Ingat, arsip hilang, informasi melayang, dan asset pun akan pupus dan jatuh ke “tangan” orang lain. Semoga, hal tersebut tidak terjadi di lembaga kita! Amin. []

Semarang, 13 September 2023

Ditulis di Kantor Tata Usaha FEB UNNES jam 10.45 – 11.10 Wib.

Catatan: Rencana materi disampaikan saat FGD Telusur Arsip di Kelurahan Pudakpayung, Semarang yang diselenggarakan oleh Dinas Kearsipan Kota Semarang, 14 September 2023.

Related Posts

Leave a Reply

* Kode Akses Komentar:

* Tuliskan kode akses komentar diatas:

We are using cookies to give you the best experience. You can find out more about which cookies we are using or switch them off in privacy settings.
AcceptPrivacy Settings

GDPR

  • Privacy Policy

Privacy Policy

At unnes.ac.id, the privacy of our visitors is of extreme importance to us. This privacy policy document outlines the types of personal information that is received and collected by unnes.ac.id and how it is used.

Log Files

Like many other Web sites, unnes.ac.id makes use of log files. The information inside the log files includes internet protocol (IP) addresses, type of browser, Internet Service Provider (ISP), date/time stamp, referring/exit pages, and number of clicks to analyze trends, administer the site, track user’s movement around the site, and gather demographic information. IP addresses and other such information are not linked to any information that is personally identifiable.

Cookies

unnes.ac.id uses cookies to store information about visitors’ preferences, to record user-specific information on which pages the site visitor accesses or visits, and to personalize or customize our web page content based upon visitors’ browser type or other information that the visitor sends via their browser.

Third-party ad servers or ad networks use technology in their respective advertisements and links that appear on unnes.ac.id and which are sent directly to your browser. They automatically receive your IP address when this occurs. Other technologies (such as cookies, JavaScript, or Web Beacons) may also be used by our site’s third-party ad networks to measure the effectiveness of their advertising campaigns and/or to personalize the advertising content that you see on the site.

unnes.ac.id has no access to or control over these cookies that are used by third-party advertisers.

You should consult the respective privacy policies of these third-party ad servers for more detailed information on their practices as well as for instructions about how to opt-out of certain practices. unnes.ac.id’s privacy policy does not apply to, and we cannot control the activities of, such other advertisers or web sites.

If you wish to disable cookies, you may do so through your individual browser options. More detailed information about cookie management with specific web browsers can be found at the browsers’ respective websites.

Consent

By using our website, you hereby consent to our privacy policy and agree to its terms.

Update

This Privacy Policy was last updated on: 2023-02-14. Should we update, amend or make any changes to our privacy policy, those changes will be posted here.

Contact Us

If you have any questions, comments, or concerns about our Privacy Policy or our practices with regards to your personal information, please feel free to contact us through the contact form on our website or by emailing us at humas[at]mail.unnes.ac.id.

This Privacy Policy is intended as a general guide to our practices in collecting and using information. If there is any inconsistency between this Privacy Policy and the terms of the Service Agreement or any other terms that may apply to specific services you use, then those specific service terms shall apply.

Terms of Use

By using our website, you agree to abide by this Privacy Policy. If you do not agree with this Privacy Policy, please do not use our website. We reserve the right to update this Privacy Policy from time to time without prior notice. Please review our Privacy Policy periodically to check for changes. Your continued use of our website following the posting of changes to this Privacy Policy means that you accept the changes.

Thank you for reading our Privacy Policy. We are committed to protecting the privacy of our website visitors and will continue to update our Privacy Policy to ensure optimal protection.