Gagasan: Bagaimana Strategi Peningkatan Penyelenggaraan Kearsipan di Suatu Lembaga?

Universitas Negeri Semarang > Arsip > news > Gagasan: Bagaimana Strategi Peningkatan Penyelenggaraan Kearsipan di Suatu Lembaga?

Bagaimana Strategi Peningkatan Penyelenggaraan Kearsipan di Suatu Lembaga?

Oleh Agung Kuswantoro

Adalah Kementerian Ketenagakerjaan RI yang (1) sudah memiliki peraturan kearsipan penyelenggaraan kearsipan dinamis – Permennaker No. 26 BN 2021/No. 1498; (2) telah melakukan kesepahaman bersama antara Kemennaker RI dan ANRI tentang penyelenggaraan kearsipan bidang ketenagakerjaan (28 Juli 2022); (3) telah melaksanakan Gerakan Kearsipan di Era Digital (27 Juli 2023); (4) telah menjadi anggota SIKN; (5) memiliki sumberdaya manusia kearsipan yang unggul (Suprayitno) di google scholar tentang artikel kearsipan.

Dari hal-hal tersebut diatas, ada sebuah pertanyaan: apa saja yang harus dilakukan suatu lembaga dalam menyelenggarakan  kearsipannya?

Untuk menjawab pertanyaan tersebut, saya mencoba untuk berdiskusi dan menyampaikan atas pengalaman UNNES dalam mengelola lembaga kearsipannya. Ada beberapa hal yang telah dilakukan oleh UNNES, yaitu:

Pertama, secara kebijakan (harus) kearsipan lengkap. Empat instrumen kebijakan kearsipan: Tata Naskah Dinas/TND, klasifikasi kearsipan, Sistem Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses Arsip (SKKHAA) dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) harus ada. Mengapa? Karena, keempat instrumen tersebut adalah dasar dalam mengelola arsip hingga pemusnahan arsip atau penciptaan arsip hingga penilaian untuk dipermanenkan. Intinya, dalam mengelola kearsipan harus ada “dasar” atau “payung”, hukumnya.

Kedua, mengutamakan dan mengoptimalkan sumber daya yang ada. Maksudnya, adalah dari sumber daya peralatan kearsipan, sumber daya pendanaan kearsipan, dan sumber daya manusia kearsipan difungsikan secara optimal.

Tahun 2015 – 2018, arsiparis di UNNES hanya 2 orang (saja). Seiring adanya penyetaraan jabatan fungsional kearsipan menjadi 33 orang. Alhamdulillah, pada tahun 2016 dan 2017 UNNES berhasil menjadi juara harapan III kategori Perguruan Tinggi dalam penyelenggaraan kearsipan tingkat Nasional yang diselenggarakan oleh ANRI. Kemudian, tahun 2022; Alhamdulillah hasil kepengawasan nilainya kategori “Baik”.

Mengapa bisa mendapatkan “prestasi-prestasi” tersebut, padahal UPT Kearsipan UNNES (baru) berdiri 22 Desember 2015? Jawabnya adalah mengoptimalkan potensi sumber daya kearsipan yang sudah ada. Lalu, komitmen semua unsur baik pimpinan—maupun staf—yang ada di UNNES. Alhamdulillah pula, pimpinan UNNES (masih) mengakui/mendukung lembaga kearsipan saat SOTK baru – UNNES PTNBH – meskipun dalam bentuk unit kerja “kecil” berupa UPT/Unit Pelaksana Teknis. Padahal, banyak UPT lain melebur ke unit lain yang lebih besar.

Pengoptimalannya dalam hal kinerja: Dari ke-6 arsiparis/penata arsip di UPT Kearsipan diberi tugas sesuai dengan program-program kerja kearsipan yang sesuai dengan tugas utama fungsional kearsipan yaitu: (1) mengelola arsip dinamis; (2) mengelola arsip statis; (3) mengolah dan menyajikan arsip menjadi informasi yang dibutuhkan; dan (4) membina kearsipan bagi staf kearsipan lainnya (Pasal 2 Ayat 2 Peraturan Kepala (PERKA) ANRI Nomor 43 Tahun 2015).

Mengelola arsip dinamis: Arsiparis yang ada di unit-unit kerja adalah “jaringan” yang ada di UPT Kearsipan, sehingga dalam pengelolaan arsip dinamis dilakukan oleh arsiparis-arsiparis yang ada di unit kerja dengan koordinasi di UPT Kearsipan.

Pastinya, arsipnya sesuai dengan “karakteristik” unit kerjanya. Dengan cara ini, dalam hal: pemindahan arsip ke UPT Kearsipan lebih mudah karena adanya koordinasi di unit kerja oleh UPT Kearsipan, meskipun dalam mengelola arsip dinamis.

Mengelola arsip statis: arsiparis diberi tugas mengelola arsip statis sejarah UNNES/IKIP Semarang, profil personal Rektor/Prsidium IKIP Semarang, dan SK-SK yang berkaitan dengan IKIP Semarang/UNNES. Bahkan, dari arsip UNNES mampu menetapkan hari lahir UNNES adalah tanggal 8 Juni 1965. Lalu,menggunakan lagu Mars UNNES sesuai dengan Surat Keputusan Rektor UNNES Nomor 115/1999 tentang Lambang, Bendara, Himne, dan Mars Universitas Negeri Semarang dengan penandatangan Rasdi Ekosiswoyo. Padahal, (biasanya) lagu Mars (sering) digubah, namun tanpa ada dasar/pertimbangan yang “matang”.

Mengolah dan menyajikan arsip menjadi informasi yang dibutuhkan: Arsiparis melakukan penelitian yang didanai oleh UNNES. UNNES memberikan “slot” untuk fungsional arsiparis untuk melakukan penelitian kearsipan dengan biaya masing-masing tim mulai dari: Rp. 15.000.000,00 – Rp. 20.000.000,00. Kemudian hasil penelitiannya dikirim ke jurnal nasional yang terindeks SINTA.

UPT Kearsipan juga menginformasikan arsip melalui buletin “Kabar Arsip” setiap enam bulan sekali. Terakhir, UPT Kearsipan dalam menginformasikan arsip dengan membuat video kearsipan yang berisi sejarah IKIP Semarang/UNNES dan profil Rektor/Presidium IKIP Semarang yang di-share ke pimpinan UNNES dan khalayak publik.

Membina kearsipan bagi staf kearsipan lainnya: Arsiparis di UPT Kearsipan melakukan pendampingan kearsipan ke unit-unit kerja seperti: LP3, FT, FEB, FIK, Sekolah Pascasarjana, LPPM, FISIP, dan unit-unit lain yang ada di UNNES. Pendampingan juga melibatkan unit lain (kolaborasi) dengan TU/Tata Usaha UNNES, seperti pendampingan pemberkasan kearsipan, klasifikasi kearsipan, penomoran surat, dan pemusnahan arsip.

UNNES dalam pembinaan juga mengadakan lomba tata persuratan dari kearsipan tersistem, dimana akan menemukan unit kerja yang tertib dalam persuratan dan kearsipan. Adapun pemenangnya akan disampaikan saat Rapat Pimpinan (Rapim) akhir tahun, dimana: Dekan/Pimpinan unit kerja yang akan menerima “sertifikat” atau “hadiahnya”. Oleh karenanya, secara tidak langsung ada “persaingan” diantara pimpinan di unit kerja di lingkungan UNNES.

Itulah cara-cara kami dalam memfungsikan dan mengoptimalkan sumber daya kearsipan yang ada. Artinya: kami tidak (selalu) “meminta” ke pimpinan UNNES dalam penyelenggaraan kearsipan terlebih dahulu, namun, kinerja kearsipan yang kami optimalkan/unggulkan yang diutamakan.

Nah, Alhamdulillah setelah adanya prestasi/kinerja kearsipan yang “berwujud”/jelas, baru pimpinan mengetahui dan memahami fungsi kearsipan, maka kami diberi fasilitas berupa renovasi gedung kearsipan dan penambahan ruang kearsipan (7 Milyar), serta peralatan kearsipan (1,3 Milyar).

Jadi, singkatnya adalah kerja dulu, baru merasakan hasilnya. Bahkan, kami ditawari untuk Backmarking/kunjungan studi tiru di beberapa lembaga kearsipan yang baik di Indonesia ini. Semoga kita bisa kerja lebih baik lagi dibidang kearsipan.

Pastinya, tiap lembaga memiliki karakteristik pimpinan dan kondisi lingkungan budaya kerja yang berbeda-beda di setiap lembaganya. Tetaplah optimis untuk bekerja dibidang kearsipan. Siapa lagi, jika bukan kita yang mengelola kearsipannya? []

Semarang, 17 September 2023.

Ditulis di Rumah jam 09.30 – 10.21 Wib.

Catatan: Rencana materi akan disampaikan dalam acara Kompetensi Kearsipan Peningkatan/ Barenbang/Badan Perencanaan dan Pengembangan Ketenagakerjaan Kemennaker RI secara zoom meeting (peserta di Manhattan Hotel Jakarta Selatan dan pembicara di UNNES Semarang), Senin, 18 September 2023 pukul 14.30 – 17.00 Wib.

Related Posts

Leave a Reply

* Kode Akses Komentar:

* Tuliskan kode akses komentar diatas:

We are using cookies to give you the best experience. You can find out more about which cookies we are using or switch them off in privacy settings.
AcceptPrivacy Settings

GDPR

  • Privacy Policy

Privacy Policy

At unnes.ac.id, the privacy of our visitors is of extreme importance to us. This privacy policy document outlines the types of personal information that is received and collected by unnes.ac.id and how it is used.

Log Files

Like many other Web sites, unnes.ac.id makes use of log files. The information inside the log files includes internet protocol (IP) addresses, type of browser, Internet Service Provider (ISP), date/time stamp, referring/exit pages, and number of clicks to analyze trends, administer the site, track user’s movement around the site, and gather demographic information. IP addresses and other such information are not linked to any information that is personally identifiable.

Cookies

unnes.ac.id uses cookies to store information about visitors’ preferences, to record user-specific information on which pages the site visitor accesses or visits, and to personalize or customize our web page content based upon visitors’ browser type or other information that the visitor sends via their browser.

Third-party ad servers or ad networks use technology in their respective advertisements and links that appear on unnes.ac.id and which are sent directly to your browser. They automatically receive your IP address when this occurs. Other technologies (such as cookies, JavaScript, or Web Beacons) may also be used by our site’s third-party ad networks to measure the effectiveness of their advertising campaigns and/or to personalize the advertising content that you see on the site.

unnes.ac.id has no access to or control over these cookies that are used by third-party advertisers.

You should consult the respective privacy policies of these third-party ad servers for more detailed information on their practices as well as for instructions about how to opt-out of certain practices. unnes.ac.id’s privacy policy does not apply to, and we cannot control the activities of, such other advertisers or web sites.

If you wish to disable cookies, you may do so through your individual browser options. More detailed information about cookie management with specific web browsers can be found at the browsers’ respective websites.

Consent

By using our website, you hereby consent to our privacy policy and agree to its terms.

Update

This Privacy Policy was last updated on: 2023-02-14. Should we update, amend or make any changes to our privacy policy, those changes will be posted here.

Contact Us

If you have any questions, comments, or concerns about our Privacy Policy or our practices with regards to your personal information, please feel free to contact us through the contact form on our website or by emailing us at humas[at]mail.unnes.ac.id.

This Privacy Policy is intended as a general guide to our practices in collecting and using information. If there is any inconsistency between this Privacy Policy and the terms of the Service Agreement or any other terms that may apply to specific services you use, then those specific service terms shall apply.

Terms of Use

By using our website, you agree to abide by this Privacy Policy. If you do not agree with this Privacy Policy, please do not use our website. We reserve the right to update this Privacy Policy from time to time without prior notice. Please review our Privacy Policy periodically to check for changes. Your continued use of our website following the posting of changes to this Privacy Policy means that you accept the changes.

Thank you for reading our Privacy Policy. We are committed to protecting the privacy of our website visitors and will continue to update our Privacy Policy to ensure optimal protection.