Opini: Dibalik Pembacaan Biodata Almarhum Prof. Dr. AT. Soegito, SH., MM.
Oleh Agung Kuswantoro
Proses pembacaan biodata almahum Prof. Dr. AT. Soegito, SH., MM. pada prosesi pelepasan jenazah (30/1/2023) di rumah duka oleh Dekan FIS UNNES, Dr Moh Solehatul Mustofa MA, selama kurang lebih 3-4 menit adalah momen arsip statis diinformasikan kepada publik.
Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) UNNES tahun 2020 bahwa arsip rektor/personal file termasuk arsip statis. Artinya: kapanpun dan dalam keadaan apapun arsip tersebut harus diselamatkan.
Atas berkat kelihaian dan keterampilan arsparis tercatat ada 73 berkas, kemudian diolah menjadi sebuah informasi berupa biodata Prof. Dr. AT. Soegito, SH., MM.
Sebagai pelaku administrasi, jangan melihat proses pembacaan yang selama 3 – 4 menit tersebut, namun prosesnya yang meliputi pencatatan, klasifikasi, pengolahan, dan penyajian arsip.
Teknisnya dimulai dari: persurat diberi kertas samson warna coklat, sehingga debu dan kertas arsip lebih terlindungi; mengurutkan proses arsip berdasarkan waktu kejadian; lalu menginformasikan arsip tersebut. Proses-proses tersebut harus dilalui sesuai prosedurnya, termasuk dalam bekerja harus sesuai standar.
Demikianlah cerita singkat sebuah arsip yang diinformasikan oleh pimpinan. “Dapur” atau pengolahan arsip harus sesuai standar, agar valid informasinya, karena arsip rektor adalah bagian dari “sejarah” yang memberikan pemikiran, tenaga, dan pengabdian untuk lembaga.
Tercatat Prof. Dr. AT. Soegito, SH., MM. adalah Rektor ke-5 UNNES (periode 2002 – 2006). “Semoga kita bisa menghormati dan merawat arsip, karena arsip bersifat masa lalu untuk sekarang”, sebagaimana yang disampaikan oleh Rektor UNNES, Prof. Dr. S Martono, M.Si. Semoga kita menyelamatkan arsip kita. Amin. []
Semarang, 1 Februari 2023 Ditulis di Rumah jam 04.55 – 05.05 Wib; diedit: 2 Februari 2023 di Gedung Kearsipan UNNES.