Catatan Awal Tahun 2023 Untuk UPT Kearsipan UNNES
Oleh Agung Kuswantoro
Senin, 2 Januari 2023, kami mengadakan rapat koordinasi mengenai kegiatan yang telah dilakukan selama 2022 dan perbaikan pada tahun 2023.
Tahun 2022, Alhamdulillah UPT Kearsipan UNNES dapat melakukan semua kegiatan. Bahkan, mendapatkan beberapa penghargaan dari ANRI yaitu: keanggotaan SIKN-JIKN dan kepangawasan kearsipan dengan kategori baik.
Secara penggunaan dana, alhamdulillah terserap 93,54% persen. Ini menjadi serapan tertinggi selama UPT Kearsipan berdiri (2015).
Salah satu yang menjadi keberhasilan UPT Kearsipan UNNES adalah adanya nilai-nilai yang tertanam dalam UPT Kearsipan UNNES. Adapun nilai-nilai tersebut adalah bekerja, kompak, dan saling bekerjasama. Menurut saya, kuncinya itu. Dengan adanya ketiga nilai tersebut, menjadikan semua program kerja terlaksana semua.
Beberapa catatan untuk kegiatan tahun 2023 adalah pemerataan dalam bekerja, seperti: pembagian akun dalam sistem; dan penguatan kompetensi kearsiparisan. Dua catatan yang sangat penting untuk bekerja pada tahun 2023 mengingat UNNES sudah PTNBH, dimana dituntut untuk menghasilkan income dari UPT Kearsipan UNNES. Dulu, UPT Kearsipan UNNES lebih menekankan menggunakan anggaran/uang dalam berkegiatan. Untuk tahun 2023 diharapkan dapat mencari anggaran/uang dalam kegiatan.
Pembagian akun sistem harus merata mulai dari akun siradi, sianggar, siakun, siagung, siremun, dan sistem lainnya. Mengingat hanya enam orang arsiparis yang ada di UPT Kearsipan UNNES.
Kompetensi kearsiparisan perlu ditingkatkan dari sisi: pengelolaan arsip statis dan mengolah arsip menjadi informasi. Target tahun 2023 ada pameran di Gedung kearsipan atau saat peresmian Gedung kearsipan ada sesuatu yang ditampilkan.
Gedung kearsipan pada tahun 2023 juga mulai pembenahan dalam pengolalaan kearsipan. pengelolaan kearsipan harus sesuai dengan kaidahnya. Mengingat pimpinan sangat perhatian dalam sarana prasarana kearsipan, sehingga kita yang menempati Gedung kearsipan diharapkan mampu menata arsip dengan baik mulai dari: arsip akademik, arsip sarana prasarana, arsip statis, arsip inaktif, dan arsip keuangan-akuntansi.
Kata kunci kemajuan kearsipan di UNNES – menurut saya—adalah arsiparis. Jika arsiparisnya baik dan bekerja, maka kearsipan UNNES akan baik dan terkelola.
Lalu, pada tahun 2023, UPT Kearsipan UNNES berharap dapat akreditasi kearsipan dari ANRI sebagai tindak lanjut dari kepengawasan kearsipan.
UPT Kearsipan UNNES pada tahun 2023 akan diharapkan akan melakukan kepengawasan internal di unit-unit kerja sehingga arsiparis akan dilatih menjadi asesor kearsipan di UNNES.
Lalu, perubahan struktur organ UNNES PTNBH berdampak pada penganggaran dan struktur anggota UPT Kearsipan UNNES. Sangat kemungkinan, struktur organisasi UPT Kearsipan UNNES akan berubah pada tahun 2023.
Dengan adanya perubahan-perubahan tersebut menuntut UPT Kearsipan UNNES harus lebih hidup. Karena, pilihannya dua alternatif yaitu hidup atau berubah. Mari kita tentukan pilihan itu. Semua kita semua sepakat memilih: hidup dengan berubah dalam cara pikir dan bekerja cerdas.
Semarang, 2 Januari 2023
Ditulis di Rumah jam 04.20- 04.30 Wib. Rencana disampaikan saat rapat koordinasi jam 08.00 Wib di UPT Kearsipan UNNES.