Home Filing
Oleh Agung Kuswantoro
Membaca hotline public service Tribun Jateng, Ana dari Ngaliyan, edisi 12 April 2016 mengenai kehilangan akta lahir dan surat nikah karena bencana banjir menjadi perhatian untuk kita semua. Setiap orang pasti memiliki dan menyimpan arsip, terlebih orang tersebut sudah menikah, maka ia menyimpan arsip seperti akte lahir, ijasah SD hingga Perguruan Tinggi, akte nikah, sertifikat tanah, bangunan, dan lainnya. Dokumen (baca: arsip) tersebut pasti tersimpan di rumahnya. Dalam penyimpanannya, perlu dikelola dengan baik sesuai dengan manajemen kearsipan.
Home Filing merupakan arsip yang disimpan di rumah. Karakteristik dokumen rumah adalah memiliki nilai abadi. Arsip tersebut memiliki nilai guna informasi yang sangat penting dan tak terbatas oleh waktu. Oleh karenanya sangat urgen arsip tersebut, maka penanganannya, harus diperhatikan. Ada enam yang harus diperhatikan. Pertama, sediakan tempat sederhana untuk menyimpan arsip. Tempat tersebut dapat berupa lemari arsip yang terdapat map-map atau juga box plastik. Atau apa pun tempat yang mampu menyimpan arsip, tanpa melukai arsip. Melukai arsip yang dimaksudkan adalah arsip ditekuk, distepless, atau diberi clip yang berkarat.
Kedua, simpan arsip dalam map berdasarkan klasifikasi. Pola klasifikasi yang dimaksud adalah permasalahan-permasalahan arsip yang harus dikelompokkan. Misal ijasah, akte lahir, akte tanah, dan lainnya. Dalam ijasah terdapat guide ijasah SD, SMP, SMA, dan Perguruan Tinggi. Akte lahir terdapat guide akte lahir suami, istri, dan anak. Ketiga, alih mediakan arsip tersebut dengan cara di-copy atau di-scan. Tujuan dialih mediakan adalah untuk menduplikatkan arsip. Arsip yang asli penggunaannya dapat diminimalisir denga cara alih media. Saat kita bepergian jauh, kita tidak perlu membawa arsip penting seperti akta tanah, atau akte lahir, cukup dengan membawa flasdisk. Keempat, buatlah daftar arsip. Daftar arsip digunakan untuk melihat arsip apa saja yang disimpan di rumah kita, dengan cara mencatat setiap arsip. Setelah mencatat, kemudian digolongkan atau dipola klasifikasikan berdasarkan masalah, sebagaimana dalam point nomor dua. Tujuan pembuatan daftar arsip adalah agar pencarian arsip lebih cepat. Mengapa demikian? Karena saat pencarian arsip, kita hanya melihat daftar arsip yang telah ditata di komputer digandakan dengan DVD/CD atau disimpan di-google drive atau dropbox. Hal ini untuk menghindari musibah yang tidak diinginkan seperti banjir atau kebakaran. Jadi arsip kita tersimpan di darat, juga di udara.
Kelima, lakukanlah pemeliharaan dan perawatan arsip secara kontinu, dengan cara membersihkan arsip dari debu, memberi obat anti rayap/semut, mengeluarkan arsip dari plastik untuk arsip yang dimasukkan dalam plastik untuk memberikan oksigen untuk arsip tersebut atau “angin-angini” agar tinta yang tertulis pada arsip, tidak melekat.
Perawatan pada arsip elektronik atau arsip yang telah di-scan berupa file dengan cara meng-update antivirus dan mendeteksi virus-virus (scan virus) komputer pada folder-folder penyimpanan arsip.
Jika ada arsip yang sangat rusak seperti kertasnya rusak, maka dapat melibatkan pusat jasa perawatan arsip. Hal ini dilakukan untuk penyelamatan arsip. Demikian juga saat kita tidak mampu menyimpan arsip-arsip tersebut di rumah, maka kita dapat menyimpannya di pusat jasa kearsipan.
Keenam, buatlah daftar pinjam dan pengembalian arsip. Daftar ini bertujuan agar pemilik arsip tidak lupa peminjam dan tanggal arsip harus kembali. Misal, sertifikat tanah atau SK CPNS/SK PNS yang dipinjam oleh bank. Dengan kita mencatat menghindari arsip tersebut hilang. Ingat arsip tidak pernah lupa, tetapi manusia memiliki sifat lupa. Dengan pencatatan tersebut, berarti kita telah mengarsipnya.
Keenam langkah tersebut, jika kita mampu menerapkan di keluarga kita, pasti arsip kita akan terjaga. Jika arsip di keluarga terkelola dengan baik, maka terkandung di arsip rumah tersebut, pasti valid dan reliable. Dengan cara ini, kita sudah menjaga negara ini dengan menyelamatkan dokumen-dokumen penting negara di rumah kita. Bukannya, belajar penyelamatan arsip harus dimulai dari hal yang kecil yaitu keluarga? Yuk, kita selamatkan arsip-arsip keluarga kita sendiri yang disimpan di rumah kita.
Agung Kuswantoro, Kepala UPT Kearsipan Unnes dan dosen Fakultas Ekonomi UNNES.
Disampaikan dalam acara Dhama wanita UNNES
Jumat, 24 Juni 2022