Mengenal UPT Kearsipan UNNES
Oleh Agung Kuswantoro
Unit Pelaksana Teknis (UPT) Kearsipan merupakan unit di UNNES yang mengelola kearsiapan universitas. UPT ini didirikan tanggal 22 Desember 2015, berdasarkan Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja (OTK) Universitas Negeri Semarang Pasal 110. Peraturan ini menjelaskan bahwa UPT UNNES terdiri atas lima unit, salah satunya adalah UPT Kearsipan. Hal ini dijabarkan pula pada pasal 130 bahwa UPT Kearsipan UNNES merupakan unit pelaksana teknis di bidang pengelolaan arsip.
Semenjak muncul Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja (OTK) Universitas Negeri Semarang, terbentuklah UPT Kearsipan. UPT ini baru didirikan pada tahun 2015. Hal ini sesuai dengan Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 tahun 2009, pasal 27 ayat 2, di mana Perguruan Tinggi wajib membentuk pusat arsip perguruan tinggi.
Tugas UPT kearsipan UNNES adalah melaksanakan pengelolaan arsip (pasal 131) sebagaimana dalam Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi, sedangkan fungsinya adalah (1) menyusun rencana, program, dan anggaran; (2) mengelola arsip; dan (3) mengurus tata usaha UPT. Oleh karena itu, terbit Keputusan Rektor UNNES No.572/P/2015 tentang pengangkatan Kepala UPT Kearsipan UNNES pertama (2015-2020) yaitu Drs. Muhsin, M.Si. Sekarang, diketuai oleh Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd.
UPT Kearsipan UNNES memiliki tanggungjawab mengelola arsip statis, mengelola arsip inaktif (retensi lebih dari 10 tahun), membina kearsipan di lingkungan UNNES, dan bagian dari simpul jaringan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN).
UPT Kearsipan UNNES merupakan suatu aset perguruan tinggi dan aset publik karena arsip-arsip yang tersimpan didalamnya merupakan suatu informasi yang perlu dipublikasi atau diketahui oleh publik internal maupun eksternal. Publik internal meliputi civitas akademika UNNES, sedangkan publik eksternal meliputi masyarakat.
UPT kearsipan UNNES juga sebagai penyelenggara kearsipan nasional yang sah, selain lembaga kearsipan provinsi dan kabupaten/ kota. Penyelenggaraan kearsipan UPT Kearsipan UNNES menjadi tanggungjawab UNNES. Tujuan didirikan UPT Kearsipan UNNES yaitu menjamin arsip tercipta dan tersedia (reliabel dan autentik); pengelolaan profesional, sebagai bukti akuntabilitas yang sah; memelihara, menyimpan, dan menyediakan; mendukung pengajaran, penelitian untuk kepentingan internal UNNES maupun eksternal (masyarakat); dan menjamin keselamatan dan keamanan.
Adapun kegiatan yang dilakukan oleh UPT Kearsipan UNNES yaitu kegiatan sinkronisasi Siardi dengan Siradi; workshop penulisan karya ilmiah bertema kearsipan (kerjasama ANRI dengan UNNES); digitalisasi arsip BUHK; akuisisi arsip inaktif BPK; sosialisasi JRA di lingkungan UNNES; pengimplementasian layanan SOP kearsipan di Akuntansi BPK; TU BUHK, dan FH, pengimplementasian pengelolaan arsip di bagian Akuntansi BPK, BAKK, TU BUHK, FE, dan FIP; digitalisasi arsip statis IKIP Semarang; dan pendampingan penulisan penelitian fungsional arsiparis dalam meneliti bertema kearsipan; serta kegiatan lainnya. Semoga UPT Kearsipan UNNES menjadi unit kerja yang mampu menjawab perubahan informasi dari manual ke digital. []