Pemindahan Arsip Inaktif Arsip Akuntansi
Oleh Agung Kuswantoro
Sebelum ada sikeu, siakun, simonev, siaggar dan sistem yang berkaitan dengan keuangan, segala berkas yang berkaitan dengan keuangan dilakukan dengan cara manual. Sehingga, dalam pengelolaan berkasnya membutuhkan ketelitian, kerapian, dan ketekunan dalam menata dokumen-dokumen tersebut.
Adalah arsip tahun 2007, 2008, dan 2009 yang sudah bernilai inaktif (baca:jarang dipakai) milik bagian keuangan/akuntansi yang sudah memiliki retensi yang habis. Masa retensinya adalah 10 tahun. Artinya, sudah saatnya dipindahkan ke lembaga kearsipan untuk ditindaklanjuti akan arsip tersebut. Bisa jadi arsip-arsip tersebut akan dimusnahkan. Dan, bisa juga arsip-arsip tersebut bisa disimpan. Sehingga, nanti akan ada tim penilai arsip tersebut. Adapun tim tersebut disahkan oleh Rektor atau pejabat yang bertanggungjawab terhadap kearsipan di lembaga tersebut.
Pemindahan arsip yang memiliki retensi dibawah 10 tahun dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan (UK II) di lingkungan kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan lain. Pemindahan arsip yang memiliki retensi sekurang- kurangnya 10 tahun dilakukan dari unit kearsipan (UK II) di lingkungan kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan lain ke lembaga kearsipan perguruan tinggi (Peraturan Pemerintah Nomor 28 Th 2012 Pasal 62).
Ketentuan pemindahan arsip yaitu (1) Pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan menjadi tanggung jawab unit pengolah, (2) Pemindahan dilaksanakan setelah melewati retensi aktif, (3) Pemindahan dilakukan dengan penandatangan Berita Acara (BA) dan dilampiri dengan daftar arsip yang akan dipindahkan, (4) BA dan daftar arsip yang dipindahkan ditandatangani oleh Pimpinan Pengolah dan Unit Kearsipan.
Kurang lebih itulah poin-poin yang disampaikan pada acara hari ini (Senin, 15 November 2020) jam 09.00 WIB di UPT Kearsipan UNNES. Dua unit kerja yaitu UPT Kearsipan UNNES dan Biro Perencanaan dan Keuangan (BPK) UNNES dalam permasalahan arsip ini. Mohon doanya, semoga lancar acaranya hari ini. Amin. []
Semarang, 15 November 2020
Ditulis di Rumah jam 20.00-20.15 WIB.