Tindaklanjut Setelah Penataan Arsip Tahun 2014
Oleh Agung Kuswantoro
Pada tahun 2014, saya dan dua teman mahsiswa saya – Ana dan Fauza—selama lima hari (15 -20 Juli 2014) praktik secara langsung menata arsip di Depot Fakultas Hukum (FH) UNNES. Sebelum praktik saya berdiskusi dengan para tenaga kependidikan/tendik FH UNNES. Adalah Pak Sakimin sebagai Kabag TU-nya. Saya masih ingat—yang hadir—ada Pak Indra (almarhum).
Setelah diskusi, baru ada tahapan selanjutnya yaitu penataan. Dalam penataan saya dan tim juga membuat klasifikasi kearsipan FH UNNES. Waktu itu, UPT Kearsipan UNNES belum lahir/ada. Pekerjaan kearsipan ada di ranah Tata Usaha UNNES. Saya sendiri berstatus dosen pramubhakti UNNES.
Singkat cerita, besok (Kamis/5 November 2020) saya diundang di Fakultas kedelapan UNNES tersebut. Permohonan sebagai narasumber sudah saya terima. Ketika saya membacanya, saya jadi teringat enam tahun yang lalu, dimana saya pernah melakukan pekerjaan yang sama. Oleh karenanya—pertemuan besok– saya menganggapnya sebagai nostalgia.
Ada beberapa poin yang ingin saya sampaikan kepada peserta/tendik di FH UNNES yaitu (1) Setelah penataan tahun 2014, adakah tindakan kegaitan kearsipan selanjutnya? (2) Apakah SOP/peraturan kearsipan yang sudah dibuat tersebut masih digunakan? (3) Adakah orang yang bertugas khusus di FH UNNES yang mengelola arsip?
Ketiga pertanyaan di atas adalah kunci dalam tindaklanjut kegiatan kearsipan di FH UNNES. Saya bertanya seperti itu, karena ketiga pertanyaan di atas sebagai kunci pokok dalam kegaitan kearsipan FH UNNES.
Sisi lain dari Fakultas yang bersimbol warna merah ini adalah sudah memiliki depot arsip. Jarang di unit kerja itu memiliki depot arsip. Depot arsip di FH UNNES itu berlokasi di lantai dua (jika tidak ada perubahan). Selain itu, kelebihan FH sudah memiliki klasifikasi kearsipan yang baik dalam penataan. FH UNNES dalam pengamatan saya, juga memiliki keunggulan berupa tim IT yang baik.
Jika ketiga pertanyaan di atas dijawab dengan—(1) ada kelanjutan kegiatan kearsipan, (2) masih menggunakan peraturan/SOP Kearsipan, (3) ada petugas yang bertugas—maka kearsipan FH UNNES, pasti baik. Bahkan, sangat baik.
Namun, jika ketiga pertanyaan di atas dijawab dengan—(1) tidak/belum ada kelanjutan kegiatan kearsipan, (2) belum/tidak menggunakan peraturan/SOP Kearsipan, (3) tidak/belum ada petugas yang bertugas—maka kearsipan FH UNNES, harus ditata. Bahkan, menata ulang.
Mengapa menata ulang? Karena arsip itu bersifat dinamis. Artinya memiliki “pergerakan/pergeseran” secara isi informasi. Lima tahun dari tercipta arsip itu dinamakan arsip dinamis. Sepuluh tahun dari tercipta arsip itu dinamakan arsip inkatif. Dan, arsip yang memiliki nilai informasi sangat penting, itu termasuk arsip statis (tidak boleh dimusnahkan).
Contoh kenamisan arsip di FH UNNES adalah arsip milik Bapak Indra Rudi S. (almarhum) dan Bapak Sakimin itu masuk arsip musnah. Kemudian, masuknya Bapak Zikri S. Pd. dan Ibu Dra. Sri Redjeki Prasetyowati di FH UNNES sebagai Kasubbag dan Kabag TU FH UNNES itu adalah muncul arsip baru. Belum lagi, sejarah perkembangan arsip prodi di FH UNNES itu termasuk arsip statis. Terus, arsip yang sudah berumur 10 tahun lebih itu harus dikelola berbeda dengan arsip dinamis.
Itulah tulisan awal saya dalam diskusi kali ini. Mari kita bicara arsip di FH UNNES ini dengan penuh solusi. Tak usah bicara permasalahan yang ruwet, fokus saja pada solusi permasalahannya. Jika permasalahannya banyak, cukup yang dibahas satu masalah saja. Ingat, arsip adalah salah satu bukti otentik, jika ada suatu permasalahan. Terlebih, dalam kasus hukum, arsip termasuk alat bukti yang sah. Yuk, kita jaga dan benahi arsip kita. FH UNNES, pasti bisa!
Semarang, 4 November 2020