UPT Kearsipan UNNES Tahun 2020 Akan Melakukan Apa?
Oleh Agung Kuswantoro
Satu pekan yang lalu (10-11/1/2020) UNNES telah RKU di Gedung H lantai 4, saya sebagai pesertanya, sebagai wakil dari UPT Kearsipan UNNES. Salah satu hasilnya adalah Pakta Kinerja tahun 2020 UPT Kearsipan UNNES.
Ada 4 Sasaran Utama/SU yaitu menguatnya (1) wawasan kearsipan, (2) meningkatnya atmosfer konservasi, (3) meningkatnya atmosfer akademik, dan (4) meningkatnya tata kelola dan otonomi kampus serta jumlah penelitian.
Dari SU nomor dua/menguatnya wawasan konservasi kinerja kegiatan, ada tiga IKK yaitu (1) indikator jumlah program kerja mengurangi penggunaan kertas dan plastik, (2) jumlah laporan kegiatan kampus/acara (dua dokumen) yang berkaitan dengan konservasi tiga pilar (dua dokumen); dan (3) persentase kegiatan bebas kemasan plastik (50%).
SU nomor tiga/meningkatnya atmosfer akademik, ada satu IKK yaitu indeks kepuasan tenaga kependidikan (tiga indeks).
SU nomor enam/meningkatnya tata kelola dan otonomi kampus memiliki 3 IKK yaitu (1) persentase unit kerja yang telah mengimplementasikan layanan sesuai SOP sejumlah 100%, (2) unit kerja yang mengimplementasikan pengelolaan arsip sebanyak tujuh unit; dan (3) digitalisasi arsip sejumlah 10%.
SU 9/menguatnya publikasi dan inovasi produk penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dengan satu IKK yaitu jumlah proposal yang didanai lembaga/PT internal (2 judul)
Evaluasi Tahun 2019
Banyak kegiatan yang tidak terlaksana. Ada 6 kegiatan yang tidak terlaksana yaitu 3 pelatihan (sosialisasi pedoman, pelatihan SIKD, dan pengelolaan arsip statis), rapat bulanan, upgrade SIM, dan penyusunan LAKUK.
Ada sisa dana dari kegiatan yaitu pelatihan penyusutan arsip, penyusunan dokumen, dan keperluan sehari-hari. Untuk keperluan sehari-hari ada sisa Rp. 6.457.500.
Program 2020
Ada 14 kegiatan pada tahun 2020. Dari 14 kegiatan tersebut ada yang tertulis di PK dan ada yang tidak ada. Oleh karenanya, perlu diatur penanggungjawabnya. Adapun program kerja tahun 2020 yaitu 4 kegiatan penyelenggaraan kearsipan, 1 layanan akademik, 1 keperluan sehari-hari, 1 upgrade SIM, 1 penyusunan LAKUK, 3 penyusunan dokumen kearsipan, dan 3 penyusutan arsip di unit kerja.
Inovasi
Perlu inovasi, seperti arsip bulan ini. Menampilkan arsip statis yang sudah di folder koleksi. Hanya mengupload ke website/IG/facebook dengan tambahan keterangan/narasi atas isi arsip.
Pegawai
Saat ini tidak ada penambahan pegawai/teknisi komputer. Justru dari tenaga yang ada ditingkatkan kompetensinya dibidang literasi digital.
Pembenahan
Perlunya jadwal piket di Depo Kearsipan UNNES. Tujuannya untuk mengecek dan bekerja kearsipan di Depo Kearsipan UNNES. Barangkali ada sesuatu yang kemungkinan tidak tahu, dimana penata arsip/arsiparis/tenaga administrasi umum datang untuk mengontrol kondisi arsip.
Tugas Utama Arsiparis
Berdasarkan Peraturan Arsip Nasional (Perka) ANRI Nomor 5 tahun 2016 tentang standar kualitas hasil kerja jabatan fungsional arsiparis ada dua tugas yaitu tugas pokok dan tambahan. Tugas pokoknya ada empat yaitu (1) pengelolaan arsip dinamis, (2) pengelolaan arsip statis, (3) pembinaan kearsipan, dan (4) pengolahan penyajian arsip menjadi informasi.
Adapun tugas tambahannya, misal mengelola keuangan harian UPT Kearsipan UNNES seperti Mba Niken. Mengelola sianggar seperi Mba Ina, walaupun belum arsiparis.
Dalam peraturan tersebut sangat jelas mana tugas pokok dan tambahan. Mana wajib dan sunah. Mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu, mana yang dinomor duakan. Jangan sampai dibalik, yang tambahan jadi wajib. Dan, yang pokok, jadi sunah.
Cara Kerja
Kerja dulu, baru sampaikan ke saya. Seperti masalah wifi atau kamar mandi. Tumpuk dulu arsipnya, sampaikan ke saya jika ingin di-scan atau dimusnahkan. Setelah itu, saya akan bekerja untuk menindaklanjuti ke proses berikutnya. Jangan dibalik, tidak ada alat, lalu belum ada tindakan.
Itulah gambaran mengenai langkah kerja pada tahun 2020. Saya tulis agar bisa terurai dan jelas tugasnya. Yuk, menata kinerja kearsipan lebih baik lagi agar pada tahun 2020 dapat terlaksana semua kegiatan UPT Kearsipan UNNES. Amin. [].
Semarang, 17 Februari 2020