Selamat Datang ‘Evaluator’ Kemenristekdikti Ke UNNES1)
Oleh Agung Kuswantoro2)
UNNES pada tahun ini (2019) akan dievaluasi penyelenggaraan kearsipan oleh Kemenristekdikti. Dari pengamatan saya–yang bersifat subjektif– tidak semua PTN/Perguruan Tinggi Negeri itu akan dievaluasi olehnya/Kemenristekdikti. Ia memiliki kriteria dalam melakukan evaluasi ke PTN. Salah satu yang saya ketahui adalah sudah menerapkannya SIKD dan menerapkan penyelenggaraan kearsipan.
Mulai dari penataan arsip di tingkat universitas hingga unit ‘berjalan’. Termasuk, memiliki instrumen pokok penyelenggaraan kearsipan seperti Tata Naskah Dinas, Jadwal Retensi Arsip/JRA, Pola Klasifikasi Kearsipan, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Dinamis (SKKAAD). Keempat instrumen tersebut UNNES sudah memiliki. Oleh karenanya, dalam rangka evaluasi penyelenggaraan kearsipan UNNES ada beberapa hal yang harus dipersiapkan, yaitu:
- Tata dinas UNNES harus mengikuti Permenristekdikti Nomor 51 tahun 2015 tentang tata naskah dinas di lingkungan Kemenristekdikti. Menurut saya, UNNES sudah memiliki ‘turunan’ tata naskah dinas tersebut. Sekarang, ada edaran baru dari Kemenristekdikti terkait penomoran yang baru. Sehingga, ada edisi revisi pada tahun ini (2019). Sekarang, proses edisi revisi. Dampaknya, di SIRADI akan ada pembaharuan. Contoh penomoran yang baru B/17/UN37/TU.00.001/2019.
- Penyelenggaraan kearsipan UNNES harus mengikuti Permenristekdikti Nomor 78 tahun 2017 tentang penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kemenristekdikti. Menurut saya, UNNES telah memiliki Peraturan Rektor mengenai pedoman pola klasifikasi, JRA, dan SKKAAD. Namun, seiring dengan adanya Permenristekditi terbaru, maka perlu revisi pula.
- Membentuk dan mengelola pusat arsip/central file pada masing-masing unit pengolah. Istilah dari Permenristekdkti adalah central file. Berarti di pusat/universitas adalah record center. Sedangkan, kita bisa menggunakan istilah depo arsip. Menurut saya, tidak masalah hal itu. Yang terpenting dari unit kerja memiliki tempat dalam mengelola arsip.
- Arsip yang akan dievaluasi adalah arsip yang tercipta atas pelaksanaan kegiatan/anggaran tahun 2014 sampai tahun 2018. Sehingga, perlu kita persiapkan. Arsipnya berasal dari kepegawaian, keuangan, tata usaha, perbekalan, akuntansi, dan yang lainnya tergantung dari ‘permasalahan’ yang ada di unit kerjanya. Karena ada unit kerja yang memiliki karakteristik khusus, seperti LP2M,LP3, PPs, UPT, Biro, BPM, dan unit baru (Puslakes dan Unit Layanan Terpadu/ULT).
- UNNES (harus) membuat peraturan ‘turunan’ dari Permenristekdikti Nomor 51 tahun 2015 tentang tata naskah dinas di lingkungan Kemenristekdikti, Permenristekdikti Nomor 78 tahun 2017 tentang penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kemenristekdikti, dan Permenristekdikti Nomor 23 tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, JRA, dan SKKAAD di lingkungan Kemenristekdikti.
Dasar hukum UNNES akan dievaluasi oleh Kemenristekdikti adalah surat edaran nomor 5405/A.A3/SE/2018 tentang implementasi penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kemenristekdikti tertanggal 6 Desember 2018 yang dikirimkan ke UNNES.
Mari, kita sambut dia ke kita (UNNES) dalam rangka ketertiban penyelenggaraan kearsipan. Kita telah ditunjuk ke dia, berarti kita adalah lembaga yang telah dipercaya dalam melaksanakan penyelenggaraan kearsipan. Tunjukkan ke dia, bahwa kita telah melaksanakan tata kelola kearsipan dengan baik.
Semarang, 29 Januari 2019
1) Materi disampaikan pada rapat koordinasi dengan unit kerja di UNNES pada Selasa (29 Januari 2019) di Gedung G 111 pukul 09.00 WIB
2) Koordinator Sistem dan Layanan UPT Kearsipan UNNES