Tentang UPT Kearsipan UNNES

1. Profil UPT Kearsipan UNNES

Unit Pelaksana Teknis (UPT) Kearsipan merupakan unit di Unnes yang mengeloka kearsiapan universitas. UPT ini didirikan tanggal 22 Desember 2015,  berdasarkan Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja (OTK) Universitas Negeri Semarang Pasal 110. Peraturan ini menjelaskan bahwa UPT Unnes terdiri atas lima unit, salah satunya adalah UPT Kearsipan. Hal ini dijabarkan pula pada pasal 130 bahwa UPT Kearsipan merupakan unit pelaksana teknis di bidang pengelolaan arsip.

Tugas UPT kearsipan adalah melaksanakan pengelolaan arsip (pasal 131) sebagaimana dalam  Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi,  sedangkan fungsinya adalah (1) menyusun rencana, program, dan anggaran; (2) mengelola arsip; dan (3) mengurus tata usaha UPT. Oleh karena itu, terbit Keputusan Rektor Unnes No.572/P/2015 tentang pengangkatan Kepala UPT Kearsipan yaitu Drs. Muhsin, M.Si.

Adapun program yang dilakukan empat tahun kedepan adalah penguatan kearsipan di unit kerja karena hingga saat ini (tahun 2016) belum memiliki gedung khusus UPT Kearsipan. Kantor UPT Kearsipan Unnes berada di gedung H lantai 4 kompleks rektorat Unnes. Hal ini menyebabkan penataan arsip universitas belum menjadi prioritas program kerja di UPT Kearsipan Unnes. Meskipun demikian hal ini tidak berarti UPT Kearsipan Unnes tidak bekerja dalam menata arsip universitas.

Tahun 2016, UPT Kearsipan Unnes akan mengidentifikasi arsip statis. Hal ini dilakukan untuk “nabung” program utama dalam UPT Kearsipan yang tertuang dalam Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia. Jadi, jika UPT Kearsipan Unnes sudah memiliki gedung, maka UPT Kearsipan dapat mulai menata kearsipan, termasuk arsip-asip yang ada di unit kerja. Karena arsip di unit kerja sudah tertata, maka arsip inaktif unit kerja dapat dipindahkan ke UPT Kearsipan Unnes.

UPT Kearsipan Unnes memiliki tanggungjawab mengelola arsip statis, inaktif (retensi lebih dari 10 tahun), membina kearsipan di lingkungan Unnes, dan bagian dari simpul jaringan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN).

1. Landasan Historis dan Filosofis

Semenjak muncul Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja (OTK) Universitas Negeri Semarang, maka terbentuklah UPT Kearsipan. UPT ini baru didirikan pada tahun 2015. Hal ini sesuai dengan Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 tahun 2009, pasal 27 ayat 2, di mana Perguruan Tinggi wajib membentuk pusat arsip perguruan tinggi. Sebelum Unnes memiliki UPT Kearsipan, pengelolan arsip dikelola oleh unit-unit kerja yang ada di lingkungan universitas. Tiap unit kerja memiliki cara pengelolaan masing-masing. Dalam pengelolaannya tidak diatur secara seragam oleh universitas.

UPT Kearsipan Unnes merupakan suatu aset perguruan tinggi dan aset publik karena arsip-arsip yang tersimpan didalamnya merupakan suatu informasi yang perlu dipublikasi atau diketahui oleh publik internal maupun eksternal. Publik internal meliputi civitas akademika Unnes, sedangkan publik eksternal meliputi masyarakat.

UPT kearsipan Unnes juga sebagai penyelenggara kearsipan nasional yang sah, selain lembaga kearsipan provinsi dan kabupaten/ kota. Penyelenggaraan kearsipan UPT Kearsipan Unnes menjadi tanggungjawab Unnes. Tujuan didirikan UPT Kearsipan Unnes yaitu menjamin arsip tercipta dan tersedia (reliabel dan autentik); pengelolaan profesional, sebagai bukti akuntabilitas yang sah; memelihara, menyimpan, dan menyediakan; mendukung pengajaran, penelitian untuk kepentingan internal Unnes maupun eksternal (masyarakat); dan menjamin keselamatan dan keamanan.

 

1. Landasan Hukum
2. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran  Negara Nomor 4301);
3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071);
4. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 158, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5336);
5. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran  Negara Nomor 3071);
6. Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan (Lembaran Negara Tahun 2010 Nomor 23, Tambahan Lembaran  Negara Nomor 5105) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun   2010   tentang   Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan (Lem-baran Negara Tahun 2010 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5157);
7. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5286);
8. Keputusan Presiden Nomor 271 Tahun 1965 tentang Pengesahan Pendirian IKIP Semarang;
9. Keputusan Presiden Nomor 124 Tahun 1999 tentang Perubahan Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP) Semarang, Bandung dan Medan menjadi Universitas;
10. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis;
11. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 26 Tahun 2006 tentang Jadwal Retensi Arsip Subtantif dan Fasilitatif di lingkungan PTN dan Kopertis;
12. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 23 Tahun 2015 tentang Organisasi Tata Kerja Universitas Negeri Semarang;
13. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 60 tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi serta Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 894);
14. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 137/MPK.A4/KP/2013 tentang Pengangkatan Prof. Dr. Fathur Rokhman, M.Hum. sebagai Rektor Universitas Negeri Semarang Untuk Meneruskan Sisa Masa Jabatan Tahun 2010-2014;