Penomoran Naskah Dinas


Penomoran Naskah Dinas

“Nomor” tak jauh dalam kehidupan. Demikian juga dalam organisasi/lembaga. Termasuk UNNES dalam menjalankan “tata” organisasinya, selalu menggunakan nomor. Seperti persuratan.Peraturan Rektor UNNES Nomor 12 tahun 2019 tentang penomoran naskah dinas di lingkungan UNNES menegaskan bahwa pentingnya keseragaman dalam penomoran naskah dinas. Termasuk bentuk klasifikasi dan pengamanannya.

Hal yang “mencolok” dalam penomoran naskah dinas ini adalah adanya kode klasifikasi dan keamanannya. Misal, ada surat tertanggal 9 Mei 2019 yang “diciptakan” oleh Fakultas Ekonomi UNNES dengan nomor 7103/UN37.1.7/TU/2019. Melihat nomor di atas, bahwa pola klasifikasi masih umum. Belum detail. Masih umum yaitu hanya TU. Disingkat Tata Usaha. Belum lagi, pola klasifikasi keamanannya itu, tidak ada. Melihat kondisi tersebut, perlu ditata ulang dalam penomoran tata naskah dinas.

Dasar Hukum

Dasar hukum dari penomoran ini adalah Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi (Kemenristekdikti) Nomor 23 tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Retensi Arsip, Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di lingkungan Kemenristekdikti dan surat edaran Menteri Ristekdikti nomor 5705/A.A3/SE/2018 tentang penomoran naskah dinas di lingkungan Kemenristekdikti.

Konsekuensi dari Peraturan Kemenristekdikti dan surat edaran tersebut adalah UNNES sebagai bagian dari Kemenristekdikti, maka mengikuti aturan tersebut. Oleh karenanya, muncul Peraturan Rektor UNNES Nomor 12 tahun 2019. Kelebihan dari penomoran ini adalah pola klasifikasi yang termasuk kearsipannya. Misal, KM/Kemahasiswaan. Dalam KM ada status mahasiswa dan kesejahteraan mahasiswa. Dalam status mahasiswa terdapat surat keterangan aktif kuliah, cuti mahasiswa/dispensasi, perpanjangan masa studi, evaluasi masa studi, mutasi, dan lainnya. Lalu, dalam kesejahteraan mahasiswa terdapat beasiswa, keringanan/penundaan biaya pendidikan, layanan kesehatan, dan penyuluhan kesehatan. Dari masing-masing tersebut dibuat nomor.

Misal penomorannya yaitu KM.00 (Status Mahasiswa). Didalam KM 00 terdapat subsub dengan rincian seperti KM.00.00 (Surat keterangan aktif kuliah), KM.00.01 (Cuti mahasiswa/dispensasi), KM.00.02 (Perpanjangan masa studi), KM 00.03 (Evaluasi studi), KM.00.04 (Mutasi mahasiswa/pindah), KM.00.05 (Skorsing), dan penomoran selanjutnya.

Dalam Peraturan Rektor tersebut, juga menampilkan klasifikasi keamanan yang terdiri dari empat kategori yaitu Biasa (B), Terbatas (T), Rahasia (R), dan Sangat Rahasia (SR). Penulisan klasifikasi keamanan terletak pada awal penomoran. Misal, B/123/UN 37.4.4/PR.02.04/2019. Jika kita perhatikan penomoran tersebut, dimulai huruf B, yang artinya Biasa.

Tata Cara

Ada dua cara dalam penulisan. Pertama, penulisan pada surat tugas, piagam penghargaan, sertifikat, dan siaran pers. Susunan nomor naskah dinasnya yaitu (a) nomor urut naskah dinas, (b) kode unit kerja, (c) kode klasifikasi, dan (d) tahun terbit. Contoh: 123/UN37/KP.03.00/2019. Artinya, 123 itu nomor urut naskah dinas; UN37 itu kode unit kerja organ UNNES; KP.03.00 itu kode klasifikasi sesuai dengan klasifikasi arsip tentang pengadaan ASN PNS (proses penerimaan pegawai); dan 2019 itu tahun terbit.

Kedua, penomoran yang terdapat pola klasifikasi keamanan yaitu pada nota dinas, memo, disposisi, surat dinas, surat undangan, nota kesepahaman luar negeri, perjanjian kerjasama dalam negeri dan luar negeri, surat kuasa, berita acara serah terima, surat keterangan, surat pernyataan, surat pengantar, dan pengumuman. Contoh penomoran pola klasifikasi keamanan, yaitu B/123/UN37.4.3/PR.02.04/2019. Maknanya, B itu kode klasifikasi keamanan naskah dinas; 123 itu nomor urut naskah dinas, UN37.4.3 itu kode unit BPK, PR.02.04 itu kode klasifikasi arsip tentang Penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja, Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Petunjuk Operasional Kegiatan (POK), dan revisinya. Dan, 2019 itu tahun terbit.

Hal-hal yang diperhatikan dalam penomoran yaitu (1) pemberian nomor dilakukan untuk   tiap tahun takwim (dimulai dari angka 1, tidak diberi angka 0 sebelumnya, (2) nomor naskah dinas berupa SOP disesuaikan dengan jenis naskah dinas arahan yang digunakan, (3) nomor naskah dinas sambutan menteri, notula, laporan, dan telaah staf disesuaikan dengan surat pengantar. Peraturan penomoran surat dalam buku agenda dilakukan dengan jenis naskah dinas itu satu buku agenda. Misal, peraturan itu satu agenda, instruksi itu satu agenda, surat edaran itu satu agenda, perjanjian dalam dan luar negeri itu satu agenda, dan contoh yang lainnya.

Untuk kode unit organisasi, menurut saya tidak signifikan dalam perbedaannya. Ada 8 unit kerja secara keseluruhan. Kedelapan unit kerja itu yaitu organ UNNES, Fakultas Pascasarjana, Lembaga, Biro, Badan, UPT, dan Unit. Masing-masing dari 8 unit terdapat sub-sub unit kerja.

Demikianlah ulasan sederhana mengenai pedoman penomoran naskah dinas di lingkungan UNNES. Mari, tertib dalam penomoran naskah dinas, karena berpengaruh dalam kearsipan sebagai tindak lanjut dari terciptanya sebuah arsip. Jika penomoran naskah dinas itu sesuai dengan kaidah, maka pengelolaan dalam kearsipannya pun menjadi mudah.

Agung Kuswantoro, Dosen Fakultas Ekonomi dan Koordinator sistem serta layanan UPT Kearsipan Universitas Negeri Semarang

Tinggalkan Balasan

Alamat surel Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

X