{"id":1100,"date":"2023-09-19T14:31:42","date_gmt":"2023-09-19T14:31:42","guid":{"rendered":"https:\/\/unnes.ac.id\/arsip\/?p=1100"},"modified":"2023-09-19T14:31:43","modified_gmt":"2023-09-19T14:31:43","slug":"gagasan-bagaimana-strategi-peningkatan-penyelenggaraan-kearsipan-di-suatu-lembaga","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/unnes.ac.id\/arsip\/2023\/09\/19\/gagasan-bagaimana-strategi-peningkatan-penyelenggaraan-kearsipan-di-suatu-lembaga\/","title":{"rendered":"Gagasan: Bagaimana Strategi Peningkatan Penyelenggaraan Kearsipan di Suatu Lembaga?"},"content":{"rendered":"\n

Bagaimana Strategi Peningkatan Penyelenggaraan Kearsipan di Suatu Lembaga?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Oleh Agung Kuswantoro<\/p>\n\n\n\n

Adalah Kementerian Ketenagakerjaan RI yang (1) sudah memiliki peraturan kearsipan penyelenggaraan kearsipan dinamis \u2013 Permennaker No. 26 BN 2021\/No. 1498; (2) telah melakukan kesepahaman bersama antara Kemennaker RI dan ANRI tentang penyelenggaraan kearsipan bidang ketenagakerjaan (28 Juli 2022); (3) telah melaksanakan Gerakan Kearsipan di Era Digital (27 Juli 2023); (4) telah menjadi anggota SIKN; (5) memiliki sumberdaya manusia kearsipan yang unggul (Suprayitno) di google<\/em> scholar<\/em> tentang artikel kearsipan.<\/p>\n\n\n\n

Dari hal-hal tersebut diatas, ada sebuah pertanyaan: apa saja yang harus dilakukan suatu lembaga dalam menyelenggarakan  kearsipannya?<\/em><\/p>\n\n\n\n

Untuk menjawab pertanyaan tersebut, saya mencoba untuk berdiskusi dan menyampaikan atas pengalaman UNNES dalam mengelola lembaga kearsipannya. Ada beberapa hal yang telah dilakukan oleh UNNES, yaitu:<\/p>\n\n\n\n

Pertama,<\/em><\/strong> secara kebijakan (harus) kearsipan lengkap. Empat instrumen kebijakan kearsipan: Tata Naskah Dinas\/TND, klasifikasi kearsipan, Sistem Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses Arsip (SKKHAA) dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) harus ada. Mengapa<\/em>? Karena, keempat instrumen tersebut adalah dasar dalam mengelola arsip hingga pemusnahan arsip atau penciptaan arsip hingga penilaian untuk dipermanenkan. Intinya, dalam mengelola kearsipan harus ada \u201cdasar\u201d atau \u201cpayung\u201d, hukumnya.<\/p>\n\n\n\n

Kedua<\/em><\/strong>, mengutamakan dan mengoptimalkan sumber daya yang ada. Maksudnya, adalah dari sumber daya peralatan kearsipan, sumber daya pendanaan kearsipan, dan sumber daya manusia kearsipan difungsikan secara optimal.<\/p>\n\n\n\n

Tahun 2015 \u2013 2018, arsiparis di UNNES hanya 2 orang (saja). Seiring adanya penyetaraan jabatan fungsional kearsipan menjadi 33 orang. Alhamdulillah<\/em>, pada tahun 2016 dan 2017 UNNES berhasil menjadi juara harapan III kategori Perguruan Tinggi dalam penyelenggaraan kearsipan tingkat Nasional yang diselenggarakan oleh ANRI. Kemudian, tahun 2022; Alhamdulillah hasil kepengawasan nilainya kategori \u201cBaik<\/strong>\u201d.<\/p>\n\n\n\n

Mengapa bisa mendapatkan \u201cprestasi-prestasi\u201d tersebut, padahal UPT Kearsipan UNNES (baru) berdiri 22 Desember 2015?<\/em> Jawabnya adalah mengoptimalkan potensi sumber daya kearsipan yang sudah ada. Lalu, komitmen semua unsur baik pimpinan\u2014maupun staf\u2014yang ada di UNNES. Alhamdulillah<\/em> pula, pimpinan UNNES (masih) mengakui\/mendukung lembaga kearsipan saat SOTK baru \u2013 UNNES PTNBH \u2013 meskipun dalam bentuk unit kerja \u201ckecil\u201d berupa UPT\/Unit Pelaksana Teknis. Padahal, banyak UPT lain melebur ke unit lain yang lebih besar.<\/p>\n\n\n\n

Pengoptimalannya dalam hal kinerja:<\/strong> Dari ke-6 arsiparis\/penata arsip di UPT Kearsipan diberi tugas sesuai dengan program-program kerja kearsipan yang sesuai dengan tugas utama fungsional kearsipan yaitu: (1) mengelola arsip dinamis; (2) mengelola arsip statis; (3) mengolah dan menyajikan arsip menjadi informasi yang dibutuhkan; dan (4) membina kearsipan bagi staf kearsipan lainnya (Pasal 2 Ayat 2 Peraturan Kepala (PERKA) ANRI Nomor 43 Tahun 2015).<\/p>\n\n\n\n

Mengelola arsip dinamis:<\/strong> Arsiparis yang ada di unit-unit kerja adalah \u201cjaringan\u201d yang ada di UPT Kearsipan, sehingga dalam pengelolaan arsip dinamis dilakukan oleh arsiparis-arsiparis yang ada di unit kerja dengan koordinasi di UPT Kearsipan.<\/p>\n\n\n\n

Pastinya, arsipnya sesuai dengan \u201ckarakteristik\u201d unit kerjanya. Dengan cara ini, dalam hal: pemindahan arsip ke UPT Kearsipan lebih mudah karena adanya koordinasi di unit kerja oleh UPT Kearsipan, meskipun dalam mengelola arsip dinamis.<\/p>\n\n\n\n

Mengelola arsip statis:<\/strong> arsiparis diberi tugas mengelola arsip statis sejarah UNNES\/IKIP Semarang, profil personal Rektor\/Prsidium IKIP Semarang, dan SK-SK yang berkaitan dengan IKIP Semarang\/UNNES. Bahkan, dari arsip UNNES mampu menetapkan hari lahir UNNES adalah tanggal 8 Juni 1965. Lalu,menggunakan lagu Mars UNNES sesuai dengan Surat Keputusan Rektor UNNES Nomor 115\/1999 tentang Lambang, Bendara, Himne, dan Mars Universitas Negeri Semarang dengan penandatangan Rasdi Ekosiswoyo. Padahal, (biasanya) lagu Mars (sering) digubah, namun tanpa ada dasar\/pertimbangan yang \u201cmatang\u201d.<\/p>\n\n\n\n

Mengolah dan menyajikan arsip menjadi informasi yang dibutuhkan<\/strong>:<\/strong> Arsiparis melakukan penelitian yang didanai oleh UNNES. UNNES memberikan \u201cslot\u201d untuk fungsional arsiparis untuk melakukan penelitian kearsipan dengan biaya masing-masing tim mulai dari: Rp. 15.000.000,00 \u2013 Rp. 20.000.000,00. Kemudian hasil penelitiannya dikirim ke jurnal nasional yang terindeks SINTA.<\/p>\n\n\n\n

UPT Kearsipan juga menginformasikan arsip melalui buletin \u201cKabar Arsip\u201d setiap enam bulan sekali. Terakhir, UPT Kearsipan dalam menginformasikan arsip dengan membuat video kearsipan yang berisi sejarah IKIP Semarang\/UNNES dan profil Rektor\/Presidium IKIP Semarang yang di-share ke pimpinan UNNES dan khalayak publik.<\/p>\n\n\n\n

Membina kearsipan bagi staf kearsipan lainnya<\/strong>:<\/strong> Arsiparis di UPT Kearsipan melakukan pendampingan kearsipan ke unit-unit kerja seperti: LP3, FT, FEB, FIK, Sekolah Pascasarjana, LPPM, FISIP, dan unit-unit lain yang ada di UNNES. Pendampingan juga melibatkan unit lain (kolaborasi) dengan TU\/Tata Usaha UNNES, seperti pendampingan pemberkasan kearsipan, klasifikasi kearsipan, penomoran surat, dan pemusnahan arsip.<\/p>\n\n\n\n

UNNES dalam pembinaan juga mengadakan lomba tata persuratan dari kearsipan tersistem, dimana akan menemukan unit kerja yang tertib dalam persuratan dan kearsipan. Adapun pemenangnya akan disampaikan saat Rapat Pimpinan (Rapim) akhir tahun, dimana: Dekan\/Pimpinan unit kerja yang akan menerima \u201csertifikat\u201d atau \u201chadiahnya\u201d. Oleh karenanya, secara tidak langsung ada \u201cpersaingan\u201d diantara pimpinan di unit kerja di lingkungan UNNES.<\/p>\n\n\n\n

Itulah cara-cara kami dalam memfungsikan dan mengoptimalkan sumber daya kearsipan yang ada. Artinya: kami tidak (selalu) \u201cmeminta\u201d ke pimpinan UNNES dalam penyelenggaraan kearsipan terlebih dahulu, namun, kinerja kearsipan yang kami optimalkan\/unggulkan yang diutamakan.<\/p>\n\n\n\n

Nah, Alhamdulillah<\/em> setelah adanya prestasi\/kinerja kearsipan yang \u201cberwujud\u201d\/jelas, baru pimpinan mengetahui dan memahami fungsi kearsipan, maka kami diberi fasilitas berupa renovasi gedung kearsipan dan penambahan ruang kearsipan (7 Milyar), serta peralatan kearsipan (1,3 Milyar).<\/p>\n\n\n\n

Jadi, singkatnya adalah kerja dulu, baru merasakan hasilnya. Bahkan, kami ditawari untuk Backmarking<\/em>\/kunjungan studi tiru di beberapa lembaga kearsipan yang baik di Indonesia ini. Semoga kita bisa kerja lebih baik lagi dibidang kearsipan.<\/p>\n\n\n\n

Pastinya, tiap lembaga memiliki karakteristik pimpinan dan kondisi lingkungan budaya kerja yang berbeda-beda di setiap lembaganya. Tetaplah optimis untuk bekerja dibidang kearsipan. Siapa lagi, jika bukan kita yang mengelola kearsipannya? []<\/em><\/p>\n\n\n\n

Semarang, 17 September 2023.<\/p>\n\n\n\n

Ditulis di Rumah jam 09.30 \u2013 10.21 Wib.<\/p>\n\n\n\n

Catatan: Rencana materi akan disampaikan dalam acara Kompetensi Kearsipan Peningkatan\/ Barenbang\/Badan Perencanaan dan Pengembangan Ketenagakerjaan Kemennaker RI secara zoom meeting <\/em>(peserta di Manhattan Hotel Jakarta Selatan dan pembicara di UNNES Semarang), Senin, 18 September 2023 pukul 14.30 \u2013 17.00 Wib.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Bagaimana Strategi Peningkatan Penyelenggaraan Kearsipan di Suatu Lembaga? Oleh Agung Kuswantoro Adalah Kementerian Ketenagakerjaan RI yang (1) sudah memiliki peraturan kearsipan penyelenggaraan kearsipan dinamis \u2013 Permennaker No. 26 BN 2021\/No. 1498; (2) telah melakukan kesepahaman bersama antara Kemennaker RI dan ANRI tentang penyelenggaraan kearsipan bidang ketenagakerjaan (28 Juli 2022); (3) telah melaksanakan Gerakan Kearsipan di […]<\/p>\n","protected":false},"author":21,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_monsterinsights_skip_tracking":false,"_monsterinsights_sitenote_active":false,"_monsterinsights_sitenote_note":"","_monsterinsights_sitenote_category":0,"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[],"class_list":["post-1100","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-news"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/unnes.ac.id\/arsip\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1100","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/unnes.ac.id\/arsip\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/unnes.ac.id\/arsip\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/unnes.ac.id\/arsip\/wp-json\/wp\/v2\/users\/21"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/unnes.ac.id\/arsip\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1100"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/unnes.ac.id\/arsip\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1100\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1101,"href":"https:\/\/unnes.ac.id\/arsip\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1100\/revisions\/1101"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/unnes.ac.id\/arsip\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1100"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/unnes.ac.id\/arsip\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1100"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/unnes.ac.id\/arsip\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1100"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}