Tingkatkan Layanan Prima dengan Sistem Informasi Surat Dinas (Siradi)


Tingkatkan Layanan Prima dengan Sistem Informasi Surat Dinas (Siradi)

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi (Kemristekdikti) telah menerbitkan peraturan nomor 51 tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Kemristekdikti. Peraturan tersebut menyajikan cara pengelolaan dan tatanan naskah dinas satuan-satuan kerja di lingkungan Kemristekdikti yang meliputi pengelolaan informasi tertulis baik dalam pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengesahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam kedinasan.

Naskah dinas adalah sebuah informasi tertulis yang berfungsi sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dalam suatu instansi. Naskah dinas mempunyai beberapa jenis, yaitu peraturan, keputusan, instruksi, prosedur operasional standar, surat edaran, surat tugas, nota dinas, memo, surat dinas, surat undangan, nota kesepahaman, surat perjanjian, surat kuasa, surat pelimpihan wewenang, surat keterangan, berita acara, surat pengantar, surat pernyataan, pengumuman, laporan, telaahan staf, dan notula rapat. Dengan demikian segala hal mengenai administrasi tata naskah dinas harus berpedoman pada peraturan Menteri tersebut.

Unnes sebagai lembaga pendidikan dibawah Kemristekdikti dalam pengelolaan administrasi tata naskah dinas juga berpedoman pada peraturan tersebut dalam menjalankan tugas dan fungsinya. Peraturan tersebut wajib diterapkan bagi pengelola administrasi tata naskah dinas baik di tingkat universitas maupun di seluruh unit kerja.

Dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi, Unnes telah mengembangkan sebuah sistem informasi manajemen surat dinas yang berbasis website atau disingkat SIRADI. Sistem informasi manajemen ini memberikan kemudahan dan kecepatan dalam pengelolaan surat dinas dibandingkan dengan menggunakan sistem manual. Yaitu pengelolaan manajemen administrasi surat masuk, manajemen disposisi surat masuk, dan manajemen administrasi surat keluar  yang semuanya dilakukan dalam satu sistem dokumentasi dan perekaman data surat dinas.

Dibanding dengan manual, SIRADI ini memberikan kelebihan pengelolaan surat dinas yang meminimalisir daripada penggunaan kertas (paperless), kemudahan akses dalam penggunaan, kemudahan dan kecepatan dalam pencarian data surat dinas, efektif dan efesiensi waktu distribusi surat dinas, serta memberikan peningkatan kinerja bagi sumber daya manusia pengelola surat dinas.

Kinerja di dalam SIRADI ini, pengelolaan surat dinas yang telah ada akan diubah menjadi sekumpulan data naskah dinas elektronik untuk dikelola secara elektronik. Naskah elektronik ini mencakup surat-menyurat elektronik, arsip elektronik, dokumentasi elektronik, dan transaksi elektronik yang tersaji dan terekam dalam satu sistem informasi berbasis website.

Dibutuhkan komitmen dan dukungan dari seluruh pimpinan untuk mengimplementasikan dan menerapkan SIRADI ini secara menyeluruh dan terpadu. Dengan penyediaan regulasi dan standar operating procedure sebagai pedoman dan panduan bagi seluruh unit kerja di lingkungan Universitas Negeri Semarang. Tahapan implementasi dan penerapan SIRADI ini akan dilakukan secara bertahap dengan memperhatikan waktu jeda peralihan sesuai dengan kesiapan dari masing-masing unit kerja di Unnes. Sehingga membutuhkan konsep yang lebih lanjut dan waktu transisi yang relatif lama untuk mewujudkan implementasi SIRADI ini secara penuh.

Implementasi SIRADI ini memberikan harapan yang besar dan nyata bagi Unnes khususnya dalam peningkatan kinerja administrasi layanan prima kepada stakeholder. Dan diharapkan dapat memberikan konstribusi dalam peningkatan manajemen tata kelola pendidikan tinggi menuju Good University Governance (GUG) dalam menyongsong kesiapan diri Unnes untuk menjadi Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum (PTN-BH). Semoga.

Darmoyo, Bagian Tata Usaha (TU) Biro Umum Hukum dan Kepegawaian (BUHK) Universitas Negeri Semarang

Tinggalkan Balasan

Alamat surel Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

X