Menggagas Lembaga Kearsipan Unnes


Menggagas Lembaga Kearsipan Unnes

Tahukah Anda bahwa dulu Unnes bernama IKIP Semarang? Tahukah Anda bahwa lembaga ini dimulai dari kursus B-1 dan B-II? Tahukah Anda bahwa sebelum menjadi IKIP Semarang, IKIP berada di bawah naungan Universitas Diponegoro? Tahukah Anda, bahwa pada 1962 Indonesia pernah memiliki Institut Pendidikan Guru (IPG)?

Jika pertanyaan ini disampaikan kepada sesepuh, mereka akan bisa mengurainya panjang-lebar. Tapi, bagaimana jika pertanyaan itu ditujukan kepada dosen dan karyawan baru atau mahasiswa?

Metamorfosis Unnes sangat menarik dicermati. Mulai dari Middelbaar Onderwijzer A Cursus (MD-A) dan Middelbaar Onderwijzer B Cursus B (MD-B) atau Kursus B-I dan B-II, FKIP dan Sekolah Tinggi Olahraga (STO), IKIP (Semarang) cabang Yogyakarta, IKIP Semarang, dan Unnes. Tentu saja metamorfosis Unnes membentangkan story yang panjang. Namun, sejarah Unnes belum tentu, diketahui civitas academica. Oleh karena itu, Unnes membutuhkan lembaga kearsipan.

Penting dan Berguna

Lembaga kearsipan diperlukan untuk mengembangkan dan melayani informasi kearsipan dalam menunjang aktivitas universitas. Dengan diberlakukan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009 dan Permendikbud Nomor 60 tahun 2012 tentang pengelolaan arsip dan dokumentasi serta informasi, maka perguruan tinggi dituntut memiliki lembaga kearsipan.

Aturan tersebut, menguatkan bahwa arsip itu “sakti”, karena memiliki nilai guna. Menurut Santen (1974) nilai guna arsip meliputi administrasi, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan, dandokumentasi. Tidak hanya bagi lembaga, kerasipan juga penting bagi seseorang. Setiap orang pasti menyimpan arsip seperti KTP dan lainnya.

Anggapan yang tidak tepat, bahwa arsip adalah dokumen yang usang dan berumur. Padahal, definisi arsip adalah warkat (baca: dokumen) yang memiliki kegunaan atau informasi. Berarti, KTP itu arsip, karena memiliki nilai informasi. Namun, kebanyakan orang tidak mengatakan “arsip KTP” atau “warkat KTP” tetapi “KTP”. Menganggapnya, KTP bukan arsip. Mafhummukholafah-nya, yaitu orang yang biasa saja menyimpan arsip. Apalagi, lembaga yang maju, pasti menyimpan banyak warkat.

Unnes yang pernah menjadi pemenang layanan prima di lingkungan Kemendikbud (2013) seharusnya mampu memberikan layanan informasi kepada publik dan civitas academika, melalui lembaga kearsipan.

Fungsi Ganda

Selain untuk pelayanan, lembaga kearsipan digunakan untuk menyelamatkan arsip universitas sebagai sumberi nformasi, mengelola arsip statis, inaktif, dan mengembangkan teknologi informasi kearsipan. Selain itu, mengoptimalkan pelayanan informasi kepada pihak internal dan eksternal.

Orang boleh lupa, namun arsip tak pernah lupa. Keberadaan arsip di lembaga sangatlah penting. Sekecil apa pun informasi yang di dalamnya, lembaga sangat membutuhkan.

Sebagai penutup, saya mengutip pernyataan Presiden Panama, Ricardo J. Alfaro (1937), yaitu “Pemerintah tanpa arsip ibarat tentara tanpa senjata, ibarat dokter tanpa obat, ibarat petani tanpa benih, dani barat tukang tanpa alat. Arsip merupakan saksi bisu, tak terpisahkan, handal, dan abadi yang memberikan kesaksian terhadap kegagalan, pertumbuhan dan kejayaan bangsa”.

18 Mei adalah Hari Kearsipan. Pada waktu itu disahkan Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan. Selamat hari arsip yang ke-44. SemogaUnnes memiliki lembaga kearsipan yang kredibel dan berkualitas, sehingga mampu melayani publik dengan lebih baik.

– Agung Kuswantoro, dosen Fakultas Ekonomi, penulis buku E Arsip untuk Pembelajaran (2014)

4 komentar pada “Menggagas Lembaga Kearsipan Unnes

  1. Sepakat Pak Agung (y), implementasi nyata jas merah (jangan sekali-kali melupakan sejarah) melalui kearsipan ini salah satunya. Apalagi Unnes punya jurusan administrasi perkantoran, artinya SDM sudah siap tinggal bagaimana “memberdayakan” SDM yang sudah ada.

  2. artikel yang sangat informatif dan inspiratif… (y)
    informatif karena saya juga baru tahu jika metamorfosa Unnes sepanjang itu.. kereen.. :)
    inspiratif,semoga gagasan cemerlang ini segera diwujudkan oleh Unnes.

  3. Setuju Dik Agung. Ide Panjenengan amat brilliant. Panjenengan penggagas sekaligus saya usulkan menjadi ketuanya dik….. untuk Unnes yang semakin besar dan ngremboko amat sayang kalau pernik pernik kenangan indah masa lalu maupun milestone- nya terlewat begitu saja.

Tinggalkan Balasan

Alamat surel Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *